Cuando las personas
resolvemos problemas intuitivamente el resultado es mágico. Lo hacemos en 5
etapas:
1.- Definir el problema.
2.- Generar soluciones.
3.- Evaluar soluciones.
4.- Seleccionar una solución.
5.- Hacer un plan.
Podemos asumir que nos movemos a través de estas fases de
forma secuencial para resolver problemas pero diversos estudios realizados por
psicólogos han demostrado que ocurre lo contrario y en lugar de avanzar en
orden tendemos a hacerlo de forma poco sistemática. Por ejemplo si vamos a
encargar comida on-line comenzamos generando rápidamente una solución: comida
mejicana (etapa 2), pero al tiempo que lo pensamos evaluamos (etapa 3) y
recordamos que el día anterior ya pedimos comida mejicana, por lo que buscamos
una nueva solución: comida india (etapa 2). Pero al evaluarla (etapa 3)
empezamos a dudar por si puede ser muy picante y damos un paso hacia atrás y
volvemos a definir el problema (etapa 1) y nos preguntamos qué tipo de comida
nos puede dejar satisfechos. Esta pregunta nos lleva a una respuesta
mejor: sushi (etapa 2). Valoramos rápidamente si es lo que verdaderamente
deseamos (etapa 3) y seguimos adelante y hacemos nuestro pedido (etapas 4 y 5).
Este proceso se conoce como solución de problemas intuitiva
y surge de forma natural por lo que cuando resolvemos problemas de esta forma
no somos conscientes de que lo estamos haciendo. Lo único que tenemos que hacer
es poner nuestra atención en el problema y nuestra mente responde.
Como resultado la resolución de problemas intuitiva es muy
eficiente y puede parecer hasta mágica por lo que asumimos que funcionará igual
de bien en el caso de los grupos. Para que esto ocurra y un grupo pueda
colaborar eficazmente todos los miembros deben encontrarse en la misma etapa
del proceso. Pero como las intuiciones son individuales los asistentes a
reuniones de grupo no pueden discernir fácilmente en qué fase se encuentra cada
uno y consecuentemente pueden comenzar la reunión encontrándose en etapas
diferentes, lo que en el desarrollo de la misma puede conducir al caos.
Por tanto, en estos casos hay que adoptar un enfoque más
metódico. En una reunión de estas últimas características para cada tema que
deba ser tratado los miembros deberán seleccionar una etapa del proceso y
completarla antes de pasar a otra.
Si no sabemos qué
etapa seleccionar podemos tener en cuenta:
a).- ¿Entendemos realmente cuál es el problema que estamos
intentando solucionar? Si no lo hacemos antes de comenzar a generar soluciones
podemos dedicar parte del tiempo de la reunión a definir el problema (fase 1)
finalizando con una declaración sucinta, por escrito, de cuál es el problema.
b).- ¿Contamos con un amplio abanico de soluciones
potenciales? En caso negativo debemos concentrarnos en generar la mayor
cantidad de opciones de calidad posibles (fase 2) y aunque terminemos nuestra
discusión con un listado solo ligeramente superior al del inicio habremos
conseguido un progreso considerable.
c).- ¿Conocemos las fortalezas y debilidades de las
soluciones potenciales? Si ya contamos con distintas opciones es el momento de
que el grupo las evalúe (fase 3) y elabore un listado de las ventajas e
inconvenientes de las diversas alternativas.
d).- ¿Ha dedicado el grupo tiempo a debatir las distintas
soluciones posibles? Si la respuesta es afirmativa se puede emplear el tiempo a
la difícil tarea de escoger (fase 4), asegurándonos de que se recoge por
escrito la decisión final.
e).- ¿Hemos escogido ya? En este caso nos debemos dedicar a
la implementación del plan para procurar terminar la reunión con un listado de
acciones, responsables y cronograma de las mismas.
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