Aquí entran en juego las metodologías Agile, es
decir, todos aquellos procedimientos dedicados a dar más fluidez al
proceso de trabajo y a aumentar la productividad. Existen muchas
metodologías como Lean, Scrum, Kanban, o Scrumban, pero todas coinciden en
que para alcanzar una verdadera agilidad se tiene que involucrar a toda la
empresa en el proyecto, dividir la carga entre equipos y establecer plazos
de entrega reducidos para evitar errores. De esta forma, la
productividad puede aumentar hasta en un 21% respecto a los modelos de
trabajo lineales, según los cálculos de un estudio de IWG.
Conscientes de esta nueva realidad, Aiwin ha
desarrollado AGILE. Se trata del primer coach virtual del mundo
cuyo objetivo es entrenar a los trabajadores para que desarrollen al
máximo su productividad. Con más de 400 consejos disponibles, AGILE
transmite a los empleados los nuevos hábitos de
productividad, comunicación, colaboración y desarrollo fluido de
proyectos, utilizando para ello las metodologías ágiles.
Durante el desarrollo de esta nueva solución, y a través de
talleres y entrevistas con decenas de clientes, Aiwin ha identificado
las habilidades fundamentales para la adopción de la agilidad:
- Trato
cercano con el cliente. Uno de los puntos más básicos del desarrollo
Agile de proyectos es que todos los pasos se consensuan con el cliente,
por lo que es más probable que el resultado final acabe siendo de su
agrado. En este sentido, la orientación hacia el cliente debería ser la
máxima prioridad, aunque hay aun un 22% de compañías que no la considera
clave, según el Estudio de la Experiencia de Cliente en empresas B2B de
Deloitte Digital y DEC.
- Comunicación.
La repartición de todo el trabajo entre equipos hace que inevitablemente
haya que ponerse de acuerdo con otros trabajadores involucrados en el
proyecto final. No solo es importante saber trabajar en equipo, también
hay que mantener una comunicación constante con el resto de los empleados
involucrados para que todo el proyecto vaya en la misma dirección.
- Adopción
de la tecnología como facilitador. Coordinar equipos y proyectos es
más fácil con la adopción de herramientas tecnológicas orientadas a
facilitar la comunicación o los entregables entre equipos.
- Organización.
Las agendas y las alertas en el correo electrónico pueden convertirse en
el principal aliado de los empleados en su día a día. Invertir 5 minutos
al comienzo del día para elaborar una lista de tareas pendientes que hacer
es, sin duda alguna, mucho más productivo que pensar durante 10 minutos lo
que toca hacer a continuación.
- Simplicidad.Como
suele tratarse de varias tareas que equipos distintos completan a la vez,
lo mejor para completar un proyecto basado en Agile es simplificar su
desarrollo para aumentar la rapidez y evitar errores. Esto se traduce en
que levantarse de la silla para conocer los avances de otro equipo puede
ser mucho más productivo que mantener reuniones interminables de estatus.
- El
multitasking a veces no es el camino. La capacidad de hacer varias
tareas a la vez es muy valorada en las empresas, pero en los proyectos
Agile lo fundamental es centrarse en la tarea para completarla
exitosamente. De hecho, un estudio de Accenture señala que el multitasking
puede llegar a ser contraproducente para la productividad ya que los
empleados pierden el foco pensando en otras responsabilidades mientras
trabajan.
- Saber
priorizar. Muy relacionado con el anterior punto es la capacidad del
empleado para reconocer entre sus múltiples tareas la más importante,
complicada de llevar a cabo o la que más urgencia requiere, que a veces
son la misma pero otras veces no. Por ello, es fundamental que los
trabajadores sepan priorizar para que su productividad no sea vea afectada
por trabajos más secundarios.
Para Sergio Jiménez, fundador y CEO de Aiwin, “vivimos
tiempos de enormes y, sobre todo, rápidos cambios que ya están afectando
al tradicional funcionamiento de las empresas. Existen muchas formas de
afrontar estos cambios y desde Aiwin proponemos AGILE, para ayudar a las
organizaciones a trabajar de la manera más productiva y eficiente
posible”.
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