El desarrollo de una
reunión es un trabajo duro de preparación y anticipación. Disponer de una
cantidad de tiempo suficiente para llevarlas a cabo, en base a un esquema bien
estructurado de ideas y objetivos, generará que ésta se desarrolle de forma
efectiva y alcanzando las metas planteadas. De hecho, la única manera de no
perder tiempo y dinero en la realización de reuniones laborales, es no someter
los objetivos a una variable de tiempo. Es decir, no limitar el espacio que
dedicamos a cada cuestión y redistribuirlo adecuadamente en función de las
necesidades de cada tema que vaya a ser tratado.
¿Cuáles son los
principios para un buen funcionamiento de una reunión? Esta es la pregunta
que desde Quora, una red de
intercambio de conocimientos, lanzaron y que, según un artículo publicado en INC, se resumen en diez pasos.
1.En respuesta a la cuestión, el propio controlador en
Quora, Court Showerman, recomienda
-en primer lugar- calcular el coste
total de la reunión. “Si la reunión es de una hora, se suman el salario por
hora de todos los asistentes”, apunta Showerman. El objetivo de esta práctica
es mantener una lista de asistentes y tener, así, un control del coste de la
reunión.
2.Designar a alguien
para que tome notas. Normalmente, no se suele hacer dado que supone una
distracción, al ser una acción imitada por el resto de asistentes impidiendo
que la atención se centre en los puntos tratados. Pero designar a una persona
en concreto, ya sea de forma fija como rotativa, para que apunte las
decisiones, actuaciones a seguir y conclusiones extraídas de la reunión, y su
disposición en alguna plataforma para empleados o tablón de anuncios, permitirá
tener un recordatorio visible de las metas marcadas para ese día, trimestre o
proyecto en particular.
3.Mantener el
objetivo inicial de la reunión. A menudo las reuniones suelen derivar en
otros temas que no se pensaban tratar, sin embargo, y a pesar de que pueden ser
abarcados siempre y cuando no ocupen el tiempo de la reunión, es importante
centrarse los temas que impulsaron la organización de esta cita.
4.Avanzar hacia la
meta marcada. En relación con el punto anterior, a veces, es aconsejable
reducir la gente a la que se va a convocar, dar voz a las personas implicadas
directamente en el tema que se desea tratar e ir directamente a las cuestiones
de las que se desea informar.
5.No limitar la
reunión a una duración de tiempo. Esto supone ver las reuniones desde el
enfoque de los objetivos, es decir, por ejemplo, llegar a una solución sobre un
problema concreto, que centrarse en resolverlo en una reunión que no se
extienda de los 30 minutos. Es cierto que es importante limitar el tiempo de
estos eventos, pero no hay que posicionarlo por encima de la consecución de
nuestros objetivos.
6.Hacer un resumen a
cinco minutos del final de la reunión, sobre los temas tratados.
7.Repetir los
objetivos o decisiones tomadas, progresos realizados y estado del proyecto.
El objetivo es que al final, estén enfocados los mensajes que realmente deben
quedar en la mente de los asistentes, más allá de los debates desarrollados en
la reunión.
8.Identificar los
próximos pasos y las fechas límite para su desarrollo. Es importante
intentar no hacerlo de forma generalizada, si no designar un plazo por cada
acción y cada persona que implique dicho trabajo.
9.Organizar las notas
de la reunión. Dar énfasis a lo más destacado en la reunión en forma de
texto breve y visible para todos los asistentes.
10.Hacer un
seguimiento de los pasos que se van a llevar a cabo y dar a conocer los
resultados que se vayan conociendo al resto de implicados en el proceso.
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