Roger Schwarz,
autor de “Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your Team Get Unstuck to Get
Results” en hbr.org del pasado 19 de marzo planteaba cómo diseñar una
agenda para conseguir una reunión eficaz. Ésta debe fijar cuáles son las
expectativas de lo que va a ocurrir durante la misma, distribuir el tiempo de
forma adecuada, asegurar que se tratan los temas de interés e identificar cuándo ha finalizado
la discusión.
Schwarz sugiere las siguientes recomendaciones para diseñar
una agenda eficiente:
1.- Buscar el input
de los miembros del equipo. Si queremos que éstos se comprometan con la
reunión hay que plantear temas que reflejen sus necesidades. Hay que pedir que
propongan los puntos a tratar y
justifiquen su inclusión. Si finalmente no podemos incorporarlos tenemos que
explicar las razones al interesado.
2.- Seleccionar temas
que afecten a todo el equipo. El tiempo de reuniones es costoso por lo que
se deben escoger abordar discusiones que impliquen a todo el equipo y que
necesitan a éste al completo para plantear soluciones para resolverlas.
3.- Listar los temas
como preguntas a las que el equipo debe dar respuestas. Las preguntas
permiten que sus miembros preparen sus respuestas y sepan cuándo la discusión
ha finalizado porque se ha dado respuesta a lo planteado. Es importante conocer
previamente si el propósito del encuentro es compartir información, buscar
input para una decisión o alcanzar una. Es difícil que los integrantes de un equipo
participen si no conocen qué se espera de ellos: que escuchen, que aporten
ideas o que tomen parte en la decisión.
4.- Estimar un tiempo
adecuado para tratar cada tema. Sirve para dos propósitos:
a).- Requiere que
calculemos lo más exactamente posible el tiempo requerido para que el equipo introduzca el tema, se planteen y
respondan cuestiones, se resuelvan los distintos puntos de vista, se generen
soluciones potenciales y se decida el camino a seguir y las acciones para ello.
b).- El tiempo estimado permite que los
miembros del equipo se adapten a él o sugieran que es posible que se tenga que
ampliar.
5.- Proponer un
proceso para abordar cada punto de la agenda que identifique los pasos que
hay que dar para llegar a una decisión.
6.- Especificar cómo
se tienen que preparar los miembros para la reunión. Distribuir la agenda
con el tiempo suficiente antes de la reunión para que el equipo pueda leer los
materiales de apoyo y preparar su intervención en cada punto.
7.- Identificar quién
es responsable de liderar cada tema para que pueda prepararse adecuadamente
para ello.
8.- Asegurar que el
primer tema a tratar sea la revisión y modificación de la agenda si es
necesario.
9.- Finalizar la
reunión planteando estas dos preguntas:
a).- ¿Qué hemos hecho
bien?
b).- ¿Qué queremos
hacer de forma diferente en la siguiente reunión?
Dedicar cinco o diez minutos a su respuesta permitirá que el
equipo mejore su desempeño, las relaciones en el trabajo y la satisfacción. El
autor recomienda considerar estas preguntas
para identificar lo que el equipo ha hecho bien y lo que quiere hacer de otro
modo:
¿Se distribuyó la agenda con tiempo suficiente para que
todos pudiesen preparar la reunión?
¿Se prepararon bien todos los participantes?
¿Era el tiempo adecuado el asignado para cada punto y para
su discusión?
¿Se centraron los participantes en los puntos definidos o se
desviaron de ellos?
¿Fue eficaz el proceso definido para cada tema?
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