Estos encuentros tienen una importancia vital
para las compañías. De las decisiones que allí se toman depende su presente y
futuro. Por eso es crucial evitar que se conviertan en el peor momento del día.
"Son las 11.55 horas. En cinco
minutos comienza la reunión y no he preparado nada que exponer. ¿Dónde estará
ese maldito presupuesto? En realidad preferiría quedarme en mi despacho
trabajando, ahora que al fin me había concentrado. Ya sé, diré que tengo una
llamada importante con un cliente. Para la semana que viene lo prepararé con
más antelación". Este monólogo interior es ficticio, pero seguro que algún
que otro lector se siente identificado.
Las reuniones de trabajo son para muchos un trámite
doloroso que hay que pasar. El nivel de aburrimiento que producen es similar al
de tareas como el papeleo, el vaciado de la bandeja de correo electrónico o no
pocas conferencias. Restan energía, pasión y motivación.
No siempre fue así. La vida en la start up es
por lo general dinámica y apasionante. Conforme crece y se convierte en una
gran empresa, las reuniones toman un carácter más serio, formal... y
soporífero. "La dura realidad es que las reuniones insatisfactorias
casi siempre desembocan en decisiones equivocadas, que es la mejor receta para
la mediocridad", advierte Patrick Lencioni, presidente de la
consultora The Table Group, en su libro Reuniones que matan.
Conforme la 'start up' se transforma en
una gran empresa, las reuniones se vuelven serias y aburridas.
'Discutir', no 'informar'
Por suerte, tiene solución. Sólo hay que seguir
unas pocas pautas básicas. La primera de ellas es asumir que poner
ideas en común sirve precisamente para tomar decisiones en equipo. Esto,
que puede parecer muy evidente, no lo es tanto. En una organización
jerarquizada, los conceptos de "discutir con los demás" e
"informar a los demás" se confunden con frecuencia. En el primero de
los casos, cada parte expone sus argumentos, y la decisión se toma de manera
más o menos consensuada. En el segundo, el líder trasmite una decisión ya
tomada a una audiencia que sólo escucha.
La ausencia de debate no sólo lleva a peores
decisiones, sino que es uno de los grandes culpables del aburrimiento
extenuante y desolador que provoca una reunión inútil. Al contrario, la posibilidad de
hablar libremente, de que se expresen opiniones contrarias –siempre con
respeto– y de que éstas sean oídas puede resultar bastante estimulante.
Otra causa habitual es la exposición de demasiados
temas durante una misma sesión, ninguno de los cuales se discuten o se trata en
profundidad.
¿Limitar el tiempo?
¿Cuántas veces has sentido que el tiempo que
dedicas a estar reunido se lo restas a "lo verdaderamente
importante"? No tiene por qué ser así. En opinión de Lencioni, una
reunión en la que se tomen decisiones te aportará unas bases sobre las que
trabajar y te evitará resolver muchas dudas por tu cuenta y riesgo. En
definitiva, te ayudará a ser más eficiente.
Una reunión en la que se favorece el
debate y la diversidad de opiniones puede ser muy gratificante.
Hay quien se muestra favorable a
limitar la extensión de estos encuentros, como fórmula para evitar que la gente
se vaya por las ramas o acabe perdiendo el interés. El político norteamericano
Donald Rumsfeld, por ejemplo, defiende que toda reunión debe empezar y terminar
puntualmente.
No es necesariamente un mal método, siempre y
cuando sirva para ceñirse a cuestiones relevantes y para tomar decisiones que,
cuando menos, sirvan al resto del equipo como orientación. Porque el
problema no es el tiempo en sí, sino la productividad. Un asunto crítico
para una start up requerirá más tiempo que una cuestión
secundaria o que la puesta en común de cómo está evolucionando una tarea aún a
medias.
El problema no es el tiempo que duran
las sesiones, sino si son o no productivas, si se toman decisiones.
Huye de los "aplazadores crónicos", como los llama Robert Pozen,
expresidente de MFS Investment Management y catedrático de Harvard Business
School. Y, sobre todo, no te conviertas en uno de ellos. Según Pozen,
aproximadamente un 15% de los adultos lo son.
Lencioni propone implementar el siguiente esquema:
un repaso diario informal, una reunión semanal de carácter táctico, una mensual
para abordar cuestiones más estratégicas y, por último, una sesión trimestral
para evaluar la marcha de la compañía y de sus principales proyectos.
No vuelvas a las andadas
"Aunque se mejoren, las reuniones tienden a
estropearse de nuevo. Por eso, es importante hacer una evaluación periódica:
¿Están siendo eficaces? ¿En qué estamos fallando? ¿Qué vamos a hacer para
mejorarlas?", exponen Quique González y Berto Pena, cofundadores de la app
de productividad personal Hightrack y autores del libro Start:
productividad para humanos.
"Las reuniones pueden ser un fabuloso
mecanismo de trabajo en equipo o un arma de destrucción productiva",
advierten estos emprendedores españoles.
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