DREAMSTIME EXPANSION
Prohibir el teléfono
móvil en las reuniones y reducir el uso del correo electrónico fomenta la
creatividad.
Poco después de crear Hello Alfred, una app que ofrece
servicios de asistencia como hacer la compra y la limpieza, Marcela Sapone y
Jessica Beck razonaron que para que la compañía creciese, sus empleados
necesitaban hacer una pausa para reflexionar a mitad de la semana laboral. Los
trabajadores se beneficiarían al disfrutar de un respiro de operaciones y
reuniones. En 2014, la compañía convirtió el miércoles en un "día de
recuperación". Los empleados no visitarían las casas o las oficinas de los
clientes. "Cuando un cliente lo solicita, sobre todo si se trata de una
petición VIP o muy rentable, resulta difícil oponerse. Los clientes entienden
la situación cuando se les explica", asegura Sapone. En lugar de
marcharse, los clientes se adaptaron, y envían las solicitudes el domingo por
la noche o antes del fin de semana.
Hace un año, las fundadoras se dieron cuenta de que sus
empleados estaban atrapados en una rutina tecnológica. Estudiaron establecer un
día sin tecnología, pero concluyeron que resultaría complicado -y, después de
todo, eran una firma tecnológica-. Así que optaron por reducir el uso de la
tecnología, instando a la plantilla a no utilizar sus teléfonos, y a desactivar
el correo electrónico y otras aplicaciones de mensajes instantáneos. Se
disuadió a todos los empleados de utilizar Slack, el sistema de mensajes
interno, y se les pidió que preparasen mensajes para las redes sociales el día anterior.
Con ello, Hello Alfred espera hallar una solución a un
problema generalizado: la falta de concentración, ya que los empleados cambian
de una red social a otra y entre sistemas de mensajes electrónicos.
La tecnología por sí misma no
tiene por qué crear malos hábitos:
influye cómo es cada persona
Su política puede animar a los empleados a tomarse un
respiro de estar "siempre conectados". Como señala Martin Talks,
asesor en cultura digital: "En una época con una presencia cada vez mayor
de la inteligencia artificial, tenemos que desarrollar nuestra inteligencia
emocional, un rasgo que plantea dificultades para los robots. Es algo que no se
consigue mirando a cada momento el teléfono para comprobar el correo
electrónico, las alertas y las actualizaciones de estado como una especie de
autómata".
Otras compañías prohíben los teléfonos en las reuniones.
Algunas, como el grupo de Michigan Menlo Innovations, no permiten las
comunicaciones digitales entre empleados en el lugar de trabajo. "Nos
sentamos en una gran sala y usamos lo que denominamos Tecnología de Voz de Alta
Velocidad", afirma su cofundador Richard Sheridan.
Algunas empresas alemanas han prohibido los correos
electrónicos fuera de las horas de trabajo, y en Francia, las compañías con más
de 50 empleados tienen que fijar periodos en los que sus plantillas puedan
ignorar el correo electrónico.
La tecnología por sí misma no tiene por qué generar malos
hábitos. Los gestores y jefes que esperan que se responda al instante a los
correos electrónicos a cualquier hora del día y de la noche pueden provocar
estrés a los trabajadores. Pero también influye mucho cómo sea cada persona:
algunas pueden concentrarse sin problema en el trabajo, y no dejarse distraer
por las redes sociales o Slack.
En la firma de inversión Virgin Group se desactiva el correo
electrónico de los dispositivos de los 200 empleados todos los miércoles por la
tarde durante una hora (en Londres y en Nueva York). Josh Bayliss, su consejero
delegado, cree que esta pausa electrónica ha animado a la gente a levantarse de
sus mesas y puestos de trabajo para compartir ideas.
Sapone, de Hello Alfred, explica que la política para
reducir el uso de la tecnología no gustó en un principio. "La gente tenía
la sensación de que se les estaba diciendo lo que tenían que hacer. Era
importante mostrarlo como algo positivo. Explicamos a los empleados lo que
pretendemos con ello". El lenguaje es clave, así que se trata de una
invitación, no de una imposición. Al principio, los ingenieros de software de
Hello Alfred se rieron de la idea, pero descubrieron que les daba la
oportunidad de trabajar en problemas como las contrataciones. Y los ingenieros,
según explica, pueden seguir programando ese día. Ahora ensalzan las ventajas
de poder concentrarse en el trabajo sin distracciones.
En la firma de inversión Virgin
Group se desactiva el correo electrónico
de los dispositivos de los 200
empleados todos los miércoles
por la tarde durante una hora (en
Londres y en Nueva York)
Claire Morris, responsable de diseño en Founders Factory, un
acelerador de start up de Londres, ha trabajado en compañías que tienen una
política de bajo uso de la tecnología. "Si no están todos en el mismo
barco, está condenado al fracaso". Los altos cargos tienen que predicar
con el ejemplo, afirma, o de lo contrario "se impone el caos". Sapone
está de acuerdo: "Si empiezo a usar Slack, otros podrían volver a sus
puestos de trabajo y entrar en Slack. No puedo hacerlo".
Fuera móviles
Morris sostiene que las reuniones sin teléfonos móviles
también pueden ser problemáticas. "La gente tiene relojes de Apple, y les
echan un vistazo". La cultura es importante, añade. En las reuniones del
equipo de producto para tratar temas de innovación, los participantes ignoran
sus teléfonos mientras disfrutan del alboroto de una discusión creativa.
La plantilla de Hold, una app que anima a los estudiantes a
que dejen sus smartphones y se concentren, usa su propio producto. En su
reunión semanal, se recompensa al empleado que menos haya utilizado su teléfono
con un premio, como una comida.
Maths Mathisen, su cofundador, explica que "si se está
constantemente conectado a Internet y pensando siempre en el trabajo, la
batería mental se agota". La compañía anima a los empleados a comprobar su
correo electrónico sólo dos veces al día, y éstos prometen responder en el
plazo de cuatro horas. No obstante, no prohíben las redes sociales ni bloquean
los emails. "Debería ser una elección positiva", señala Mathisen.
"Las reglas parecen un castigo".
Agentes de la
ineficacia
T. Fernández: Los
teléfonos móviles pueden convertirse en un factor de ineficacia durante una
reunión. Su uso inapropiado, igual que el de una tableta o cualquier otro
dispositivo móvil, interrumpe, alarga o bloquea el trabajo que se puede
desarrollar. Ese uso del móvil durante las juntas implica una aparente
actividad que en realidad son tareas prescindibles sin valor, típicas de los
adictos a la multitarea estéril.
- Usar indebidamente el móvil o cualquier otro dispositivo será mucho más difícil si la reunión se planifica de forma adecuada y si el propósito de la misma está claro. Los objetivos deben ser conocidos por todos los asistentes, que han de saber qué se quiere y con qué información deben salir al terminar la reunión.
- Hay que evitar las reuniones que no tengan una agenda definida, y las que no cumplan estrictamente el horario de comienzo y de final. No aportan ningún valor aquellas que finalmente no cumplen con el propósito original al ser convocadas.
- La Escuela de Negocios Marshal, en la University of Southern California, ha investigado acerca de los malos hábitos tecnológicos en las reuniones, y destaca entre ellos navegar por Internet, recibir llamadas o hacerlas dentro de la sala de juntas, distrayendo o retrasando a los participantes; revisar de forma constante los correos electrónicos y las redes sociales; o contestar compulsivamente y tuitear mientras otros hablan, comentando aspectos de la propia reunión con otras personas fuera de la sala.
- Es bien sabido que las reuniones innecesarias e ineficaces, los correos electrónicos, las llamadas e interrupciones, los Power Point absurdos, la actividad en la Red, o los chismes en la máquina de café se cuentan entre los principales 'ladrones de tiempo'. Para combatirlos, los expertos sugieren negociar bien a qué se compromete cada uno, ya que por no poner límites se pueden tener demasiadas cosas pendientes; evitar las interrupciones compulsivas (coger el teléfono, contestar un correo, alguien que entra); o bloquear espacios para concentrarse, haciendo listas de prioridades para que nuestro tiempo sea de más calidad, y dejando 'colchones temporales'; plantearse objetivos claros, decidiendo qué es lo importante y lo accesorio.
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