“Sólo se aguanta una
civilización si muchos aportan su colaboración al esfuerzo. Si todos prefieren
gozar el fruto, la civilización se hunde.” José Ortega y Gasset.
La conectividad nos hace más sociales y nos ayuda a trabajar
de forma colaborativa en la empresa y obtener mejores resultados, pero para
ello la implantación de las herramientas sociales – las redes sociales
corporativas – se tiene que hacer de una manera estratégica y metódica, además
de contar con una cultura abierta. Así empieza el Segundo capítulo de “Conectartalento, proyectar eficacia” que, siguiendo con los casos de éxito,
comparto aquí con el caso de uno de los sistemas de trabajo colaborativo más avanzado
que conozco, el Programa Compartim,
que conoceremos a través de uno de sus principales protagonistas, Jesús Martínez Responsable de Nuevos Proyectos del CEFJE, Departament de
Justicia de la Generalitat de Catalunya.
Afortunadamente, cada vez más organizaciones han encontrado
el momento y los recursos necesarios para conectarse interna y externamente, y
empezar a trabajar de forma colaborativa con redes sociales corporativas; pero
en algunos casos algunas empresas se “suman a la moda” de las redes sociales
sin realizar una reflexión previa y mucho menos una estrategia de su puesta en
marcha.
Muchas herramientas sociales se introducen en las empresas
sin que éstas hayan realizado un análisis sobre si están preparadas para la
transformación cultural, ni qué objetivos quieren alcanzar, ni qué beneficios
pueden obtener con este tipo de trabajo colaborativo.
Antes de implantar un sistema de trabajo colaborativo a
través de comunidades merece la pena reflexionar sobre la capacidad de
colaboración de la empresa, indispensable en la nueva cultura conectada, ya que
las herramientas sociales no son nada sin el trabajo colaborativo. Es
preferible evitar el fracaso previo que puede comportar rechazo posterior a
cualquier tipo de intento
En Humannova
hemos tenido el privilegio de trabajar para uno de los sistemas de Comunidades
de Práctica más avanzados, en el Programa Compartim del Departament de Justicia
de la Generalitat de Catalunya, y participado en un e-book sobre el trabajo colaborativo en el que explicamos con más
detalles las acciones y procesos del funcionamiento de un sistema de
comunidades.
Aquí aportamos una experiencia en torno a las comunidades de
práctica del Departament de Justicia, que espero os sea de ayuda.
El programa Compartim
El Programa Compartim de trabajo colaborativo es una
experiencia aplicada de Gestión del Conocimiento y se sitúa en el marco de una
Administración Pública (Departament de Justicia de la Generalitat de
Catalunya). Su finalidad última pretende introducir nuevas metodologías de
trabajo y aprendizaje que hagan más eficiente el desempeño de los empleados
públicos. Se fundamenta en el diseño de procesos participativos para que las
personas implicadas en las diferentes unidades operativas de la organización,
trabajen -y aprendan- de forma colaborativa, produciendo respuestas innovadoras
ante las dificultades y problemas que van encontrando en su trabajo cotidiano.
Esta metodología se basa fundamentalmente en la creación, reutilización y
transferencia del conocimiento interno (tácito y/ explicito) basada en grupos
de trabajo colaborativo y la posterior
repositación del conocimiento en espacios on line para su consulta por parte de
la organización. La vertebración del trabajo colaborativo se concreta en
diversas fórmulas según orientación (muy centrada en el aspecto a trabajar o
flexible) y formalidad en su desarrollo (muy formal o informal). Este enfoque
posibilita, por tanto, desde comunidades de comunidades de práctica ortodoxas
(Wenger, 1999, 2000 y 2002), hasta grupos de trabajo específicos como son los
grupos de mejora, comunidades de innovación, grupos de interés, etc.
Desde 2005, año en que se pusieron en marcha las primeras
comunidades hasta la actualidad (2015), se han articulado CoPs en más de 18
colectivos profesionales alcanzándose cifras absolutas de participación de más
de 1600 personas implicadas (el 12 % de la plantilla total del Departament).
Esta experiencia, conjuntamente con IdeaCoP del Reino Unido (Dale, 2010),
suponen los dos proyectos más exitosos en Europa de articulación de empleados
en metodologías colaborativas dentro de la Administración Pública.
El aprendizaje como
gran valor del programa
En este nuevo entorno aprendemos también mediante la
práctica, es decir, disponiendo del conocimiento que necesitamos en nuestro
puesto de trabajo gracias a la experiencia de los compañeros en situaciones
similares. Debido a esta interacción, personas y organizaciones convertimos el
conocimiento individual en corporativo y construimos, así, colaborativamente,
el conocimiento de la organización. El modelo, pues, desarrolla los hábitos de
aprender y cooperar, que resultarán cruciales para el cambio organizacional.
¿A quién se dirige y
cómo se puede participar?
El programa Compartim se dirige a todo el Departamento de
Justicia. Se articula a través de los diferentes colectivos profesionales que
quieran trabajar sobre aspectos de mejora en su práctica laboral. Las
propuestas de participación pueden venir desde cualquier ámbito de la organización:
sólo se requiere trabajar los temas a resolver o mejorar por la vía que aporta
el conocimiento compartido.
¿Cómo funcionan en la
práctica?
Cada colectivo profesional debe seleccionar un aspecto
profesional a mejorar. El trabajo colaborativo tiene lugar mediante sesiones de
encuentros presenciales en el que un grupo reducido de personas motivadas y
comprometidas tratan de ofrecer nuevas perspectivas y soluciones. Esta tarea
presencial se complementa, casi siempre, con el trabajo en línea, virtual, que
facilita la comunicación y la automatización de tareas. Cuentan también con la
ayuda de un coordinador de grupo (e-moderador) y, si lo necesitan, con expertos
externos que los acompañarán a lo largo de todo el itinerario.
Al final del proceso de trabajo compartido se lleva a cabo
una sesión de buenas prácticas dirigida a todo el colectivo profesional, donde
se expone el trabajo elaborado. En esta sesión también se suelen invitar
expertos de otros ámbitos para que presenten experiencias de éxito relacionadas
con la propuesta de mejora tratada.
La plataforma virtual
de trabajo colaborativo e-Catalunya
Las comunidades y grupos de trabajo del programa disponen de
la plataforma tecnológica e-Catalunya para poder continuar el trabajo en un
entorno on line. La plataforma les pone
al alcance herramientas de trabajo colaborativo para conversar sobre las
experiencias laborales (blogs corporativos), debatir en torno a una cuestión
(foros), crear documentos compartidamente (wiki), publicar fotos de la actividad
o agenda, etc. Además, dispone de un espacio digital donde los participantes
pueden publicar los contenidos y documentos que genera cada comunidad.
Los beneficios
personales por participar
Las personas que forman parte de un grupo de trabajo
colaborativo tienen derecho a certificación de las horas que hayan invertido,
previa justificación documental, como horas de formación. Estas horas no restan
del número total de horas de formación de que puede disfrutar un empleado
público y son compatibles con la formación que ofrece el CEJFE. Además, la
producción de conocimiento aportada por el grupo puede convertirse en ponencias
y publicaciones que promueve el CEJFE.
Evaluación 2015
Actualmente trabajan 18 colectivos profesionales diferentes
que reúnen más de 1.600 empleados. Esas personas se articulan alrededor de 23
grupos de trabajo colaborativo que están trabajando 23 propuestas de
conocimiento diferentes. La producción total de trabajos entregados y aplicados
desde 2005 sobrepasa el centenar.
*Foto: El Pais
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