Fijar rutinas, asistir
a la reuniones con propósitos claros o no ser perfeccionistas, entre las claves
de Rulkens y Pozen.
“El alto rendimiento
comienza con una mentalidad que se traduce en las cosas que haces”, asegura el
autor de The Power of Preeminence, Paul Rulkens. Hay personas altamente
productivas. No es algo innato, pero sí se puede ‘entrenar’. Sólo basta con
tener claros algunos puntos de vista y formas de pensar que luego deberán,
obviamente, ponerse en práctica.
De la mano de dos autores expertos en el alto rendimiento,
Paul Rulkens y Robert Pozen, os detallamos 12 puntos para contribuir a
1. Centrarse en lo
importante
Las personas altamente productivas establecen objetivos
claros, además de una visión de aquello que quieren lograr a largo plazo. Por
eso, se centran en lo que resulta más importante. Según explica Rulkens, “el
80% de lo que haces no importa”. Es por eso, que los productivos se focalizan
su atención en ese 20% restante.
2. Diferenciar lo
importante de lo urgente
Lo importante y lo urgente son cosas totalmente distintas.
Lo urgente viene marcado por alguien que espera una respuesta inmediata. El
problema está en que si perdemos el tiempo luchando contra cuestiones urgentes
sin importancia, nos perdemos los verdaderos asuntos que tenemos que solventar.
3. Planear sus días
Robert Pozen es el autor de Extreme Productivity. Todos sus
cursos giran en torno a cómo aumentar los resultados, reduciendo las horas. Es
decir, cómo ser extremadamente productivo. Pozen afirma que para conseguirlo es
necesario ser muy meticuloso en la planificación de las tareas pendientes y el
establecimiento de objetivos. Por lo que, por ejemplo, cuando se asiste a una
reunión, uno debe tener muy claro los objetivos de la misma para asegurar que
la cita resulte un éxito.
4. Saber encontrar lo
que necesitas cuando lo necesitas
Tener un sistema que te permita encontrar los archivos y la
información que necesitas justo en el momento que la requieras es indispensable
en personas con un alto rendimiento. Pozen, por ejemplo, guarda todo el
material de cada uno de sus cursos de manera que pueda acceder fácilmente a
ellos y pueda agregar noticias relevantes cuando sea necesario.
5. Fijar rutinas
Puede sonar aburrido, pero una persona altamente productiva
fija rutinas vinculadas a actividades mundanas como la ropa o el desayuno. De
esta manera, según Pozen, se evita perder tiempo preguntándose uno mismo qué
ponerse o qué comer.
6. Aprovechar el
tiempo perdido
Los 10 minutos de retraso de una reunión o el retraso de un
vuelo son oportunidades que pueden aprovecharse si realmente tenemos nuestras
tareas identificadas y planificadas. Así, Pozen asegura que durante este tiempo
que ‘perdemos’ puede aprovecharse para responder, por ejemplo, a algunos mails,
devolver una llamada o iniciar alguna investigación.
7. Asistir a las
reuniones con un propósito claro
Las reuniones son “un mal necesario”, afirma la fundadora de
MoreSeekers Melisa Mizer. Aún así, si se sabe sacar partido de ellas pueden
resultar muy provechosas a la vez que productivas. Mizer asegura que las
reuniones deben tener 5 componentes:
◾Las personas adecuadas
◾Documentos claramente definidos
◾Verbalizar el propósito de la
reunión por adelantado
◾Fijar objetivos
◾Definir los próximos pasos antes
de que termine la reunión
8. Hacer las cosas
que no queremos hacer
Superar el aplazando constantemente todo aquello que no
queremos o no nos apetece hacer es esencial para el alto rendimiento.
9. No ser
perfeccionistas
El perfeccionismo no es alcanzable y únicamente suele darse
al empezar grandes proyectos desafiantes. Por eso, evitar el perfeccionismo
extremo contribuye positivamente en la productividad de la persona.
10. Dejar huecos en
el horario
Cuando los horarios están demasiado apretados, es posible
que algo se pierda por el camino. Dejar espacios entre reuniones, por ejemplo,
es importante porque siempre puede suceder que la misma se alargue. Por lo
tanto, tener un horario muy forzado puede terminar por minar la productividad.
11. Realizar
múltiples tareas con prudencia
La multitarea es esencial en las personas productivas, pero
cuidando como se emparejan las actividades. Las tareas que se realizan
simultáneamente, aconseja Pozen, que deben ser complementarias. Por ejemplo, si
una requiere de mucha energía, realizar a su vez otra que sea algo más amena y
sencilla.
12. Trabajar
estratégicamente
Esto significa dejar de hacer aquellas actividades con las
que no vale la pena perder el tiempo o delegar si es necesario alguna de estas.
Así, lo que se produce es una liberación de energía para poder centrarla en
aquello realmente importante.
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