No es la primera vez que afirmamos que las reuniones de
trabajo, gestionadas de forma ineficaz, son en realidad una completa pérdida de
tiempo que lastra nuestra productividad.
Como explicamos en nuestra “Pequeña
gran guía para reuniones eficaces”, elementos como preparar una agenda,
entender cuándo conviene convocar y quién debe asistir o cómo se asignan las
tareas, son indispensables para que la reunión no se dilate en el tiempo y pueda
convertirse en un instrumento de trabajo productivo.
Una de las personas que mejor entendía cuál era la auténtica
naturaleza de las reuniones y cómo ponerlas a su servicio, era Steve Jobs. El CEO de Apple, como nos
cuentan en este artículo de Inc.com, basaba
sus reuniones en tres principios: sencillez, responsabilidad, sobriedad.
Precisamente hoy, cuando estamos a unas horas de que Apple haga su gran
presentación anual de productos (iPhone 6S, Apple TV y posiblemente un nuevo
iPad Pro), merece la pena ahondar en unos principios que desde luego, son en
parte responsables de llevar a la multinacional a ocupar la posición de
privilegio que ostenta.
Sencillez
Jobs detestaba las reuniones en las que participaban más
personas de las estrictamente necesarias. El principio era simple: las
reuniones, cuanto más reducidas, mucho mejor. Lo cuenta Ken Segall en su libro
“Insanely Simple”, un libro que explica el estilo directivo y de management que
se imponía en Apple durante la época de Jobs.
Cuenta este antiguo colaborador de la firma que era habitual
que el CEO de Apple invitase amablemente a abandonar la reunión a aquellas
personas que según su parecer, no deberían estar en la misma. Y no porque no
hubiesen sido convocadas, sino porque según su criterio o bien no iban a
aportar nada realmente significativo, bien se duplicaban funciones o bien eran
caras que resultaban completamente nuevas para Jobs, quien no mostraba ningún
entusiasmo a la hora de ampliar el grupo.
Responsabilidad
Durante las reuniones con Steve Jobs, cada participante
sabía de antemano que era preferible no acudir, antes que hacerlo sin una
“mentabilidad responsable”. Por este término se entendía lo que más tarde se
designó como DRI (Directly Responsible Individual):
cada persona que asistía a una reunión era responsable de uno o varios puntos
de la agenda de la misma y dicha asignación de responsabilidad se reflejaba
tanto en la convocatoria como en el acta final.
De esta forma resultaba muy sencillo saber quién estaba a
cargo de qué, quién era responsable de gestionar qué tareas y cómo se
gestionaba la responsabilidad de cada proyecto. En un segundo nivel, cada tarea
se asigna a un DRI, de modo que siempre haya una respuesta clara a la pregunta
¿Quién es el DRI de esto?
Sobriedad
En la famosa biografía de Steve Jobs, escrita por Walter
Isaacson, salía a relucir en más de una ocasión que si había algo que el CEO
evitaba a toda costa eran las personas que se “refugiaban” detrás de un
PowerPoint para defender una argumentación. Las reuniones en Apple se mantenían
cara a cara, sin pantallas de por medio.
De hecho, aunque en las presentaciones públicas (las famosas
Keynotes) sí que se utilizaban, en las reuniones internas estaba estrictamente
prohibido utilizar un PowerPoint o cualquier otra herramienta que pudiese
utilizarse como “escudo”, ya fuera un extenso informe, una encuesta, etc.
Lo único imprescindible que había que traer a una reunión
con Steve Jobs eran argumentos convincentes, cuyo peso fuese abrumador, sin
necesidad de “muletas”. Como el propio
Jobs le dijo a Isaacson, “Odio a las personas que prefieren utilizar una
presentación, antes que pensar”.
Y no, puede que estos tres ingredientes no hayan reinventado
la rueda en cuanto a las reuniones se refiere. Pero van en la línea de que la
sencillez, la falta de artificio e ir directamente al grano son elementos
claves a la hora de gestionar nuestra productividad.
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