Se trata de aprovechar
esos comentarios que sirven cuando la gente está realmente involucrada, y
capitalizarlos de manera productiva.
Crédito: Fast Company
A pocas personas les gustan las reuniones, y eso es
probablemente porque están haciendo cada vez más largo el día de trabajo. En
los últimos 50 años, las reuniones han aumentado de menos de 10 horas a la
semana a casi 23 horas, sin incluir las reuniones improvisadas, informa Harvard
Business Review. Eso es más de la mitad de nuestra semana de trabajo.
"Las reuniones pueden parecer demasiado frustrantes y
numerosas, pero continúan porque son claves para hacer el trabajo y construir
relaciones", dice Chris Battles, vicepresidente senior y gerente general
de comunicaciones y colaboración para LogMeIn, proveedor de software de
colaboración que incluye la plataforma de reuniones GoToMeeting. "La
interacción cara a cara en tiempo real, incluso a distancia, desbloquea la
percepción de las cosas, y eso es poderoso".
El motivo por el que las reuniones tienen una mala
reputación es porque sus momentos más interesantes a menudo se escapan, dice
Battles. "Es posible que tengamos demasiadas cosas que abordar o restricciones
de tiempo debido a la programación de reuniones consecutivas", dice.
"Esto resulta en la pérdida oportunidades de oro".
Puede reactivar sus reuniones aprendiendo a reconocer los
minutos más importantes y configurando un sistema que logre crear más de ellos.
BUSQUE SEÑALES
VERBALES Y NO VERBALES
Identifique puntos críticos en sus reuniones prestando
atención al idioma de los participantes. "Todos hemos estado en reuniones
donde nos aburrimos sin sentido, revisamos nuestro teléfono y nos desconectamos
por completo", dice Battles. "Sin embargo, se puede ver cuándo en un
momento de la reunión hay una conexión. Esta se produce cuando las personas se
vuelven física y emocionalmente presentes".
Esté atento a las personas que comienzan a tomar notas. Otra
señal es cuando comienzan a contribuir. No solo están prestando atención; están
agregando sus propios puntos de vista.
"Es la parte valiosa de la reunión, cuando las personas
están abiertas a la información y se relacionan con ella. Es cuando hablan de
cómo la información impacta personalmente en su mundo".
Cuando estos momentos suceden, no los sofoque. En cambio,
déjelos fructificar. "Cuando las personas se animan con el tema, obtener
su perspectiva es muy importante", dice. "Involúcrelas en la reunión
haciendo preguntas e invítelas a una conversación".
ASEGÚRESE DE CREAR
UNA CULTURA DE COLABORACIÓN
Promover momentos importantes en la reunión requiere prestar
atención a la cultura. Si sus reuniones simplemente presentan contenido y no
permiten el compromiso, será difícil obtener esos momentos mágicos en los que
se desarrolla la interacción y la discusión. Cree una cultura de colaboración
dando tiempo a las preguntas y llamando regularmente a los asistentes para que
aporten su opinión.
"Los asistentes deben ser libres para hablar y atraer a
otros para que participen", dice Battles. "Esto requiere que sus
reuniones se consideren una zona de seguridad y los empleados confíen en que la
norma es que puedan contribuir".
TENER UNA AGENDA
FLEXIBLE
A menudo las reuniones siguen la agenda de una manera
demasiado estricta; está escrito por una razón, pero no tiene que ser
inamovible, dice Battles. "Cuando hay seis cosas que cubrir, es tentador
cerrar las discusiones demasiado rápido para pasar al siguiente tema",
dice. "Cuando note el impulso y la energía en torno a una cosa, manténgase
con ella y vuelva con los demás temas más tarde".
Anule la agenda estando presente y consciente de lo que está
sucediendo en su reunión, en lugar de simplemente dejar que la reunión suceda.
"Las reuniones están destinadas a crear una discusión con la interacción
en tiempo real", dice Battles. "De lo contrario, un correo
electrónico habría sido suficiente".
CAPTURE EL
"ORO"
Cuando los asistentes están realmente involucrados en el
contenido de la reunión, capitalizar lo que sucede es muy interesante.
¿Fue un tema, una idea o un orador determinado? Tome notas,
pero asegúrese de registrar acciones a seguir.
"Cuando llegue a un estado animado de discusión o de
propuestas, identifique los próximos pasos", dice Battles. "Haga esto
antes de continuar para aprovechar la energía".
Desde las reuniones ejecutivas hasta las reuniones de
personal y las reuniones de equipo, buscar esas minutas de oro crea una
perspectiva diferente para el organizador y hace que las reuniones en su
compañía no sean tan insoportables.
"Nuestros días son a menudo una reunión tras
otra", dice Battles. "En cada una, sin embargo, busque el gran
momento para llevarse. Realice un seguimiento de estos momentos y úselos para
ayudar a los participantes a interactuar con su contenido más tarde".
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