Privalia: Cómo hacer más con menos

El cierre de un departamento ha derivado más trabajo a una unidad ya saturada de por sí. ¿Qué medidas puede tomar Privalia para mejorar el rendimiento de un equipo de producción que dispone de poco tiempo y dinero?

LA HISTORIA

Aunque el éxito requiere un gran esfuerzo, a veces el nivel de exigencia puede ser excesivo. Esa fue la situación en que se encontró Privalia, la tienda de ropa online, en 2014.

Con una facturación de 400 millones de euros, Privalia era la número uno del sector en Italia, Brasil, México y España, país donde acumulaba una cuarta parte de su facturación. Y era la cuarta en Alemania, donde había adquirido la tienda online Dress-for-Less.

Pero el equipo de producción estaba sometido a una enorme presión. Su trabajo consistía en organizar campañas para las marcas de moda más importantes, en las que se vendía el género de temporadas anteriores con descuentos de hasta el 70%. Fotografiaban las prendas, redactaban la descripción correspondiente y lo subían todo a la web.

Aunque parte de las marcas proporcionaban las fotos, más de la mitad se tomaban en los estudios de las oficinas centrales de la empresa en Barcelona. En un día normal se podían gestionar hasta 1.400 referencias de ocho campañas diferentes.

El equipo estaba saturado. El más mínimo retraso podía complicarles muchísimo las cosas. Y la situación no iba sino a empeorar: con el cierre del departamento de producción de Italia, ahora el de Barcelona pasaba a asumirlo todo.

A contrarreloj

En el rápido proceso de producción intervenían numerosos departamentos y no se podía perder ni un minuto para cumplir los objetivos. Pero coordinar a un gran equipo de estilistas, modelos, fotógrafos, diseñadores gráficos y redactores, además de los jefes de ventas y las propias marcas, no era fácil. Los retrasos, por pequeños que fueran, se acumulaban y podían afectar seriamente a toda una campaña.

El recorrido de una prenda por el área de producción incluía una serie de tareas concretas, desde la recepción hasta la fotografía, la posproducción, la redacción del texto y la salida. Y siempre surgían problemas en algún punto del proceso.

El tiempo se organizaba con tal precisión que incluso se reservaba un minuto para planchar cada prenda, pero la complejidad del proceso de recepción, los contratiempos y la necesidad de ganar tiempo daban al traste con la planificación.

La gran cantidad de prendas que entraban y salían del almacén ocasionaba complicaciones, además de que se perdía tiempo en localizar el lote de cada campaña.

Las prendas pasaban de la recepción al departamento de imagen, donde se fotografiaban. Aquí los retrasos podían deberse a distintos factores, como que las modelos se demoraban, tardaban más de la cuenta en maquillarse o no aparecían. A veces, las prendas de muestra eran demasiado grandes y había que ajustarlas, o se tenían que quitar las etiquetas porque estaban mal ubicadas de cara a las fotos, lo que podía ocasionar cruces de referencias.

Acelerar el proceso parecía imprescindible, pero, como comentaba un trabajador del almacén: "Si haces demasiadas fotos en una sesión, dejas a la modelo ciega con tanto flash. Y después de fotografiar cuarenta pares de zapatos seguidos, la modelo sale con pies de hobbit".

Unas costuras a punto de reventar

Tal vez una planificación minuciosa resolviera el problema. Privalia utilizaba un sistema ERP que registraba diariamente las incidencias que causaban retrasos para diagnosticar los problemas más habituales. Y las fotos de las campañas también se planificaban meticulosamente en hojas de Excel compartidas.

Aun así, las demoras se acumulaban, a menudo porque el género simplemente no llegaba a tiempo, algo de lo que las grandes marcas eran las principales culpables.

Con un tiempo tan limitado, ¿qué otras medidas podía tomar el equipo de producción para mejorar la eficiencia?

En 2013, los costes de producción en España habían sumado dos millones de euros. Procesar una prenda costaba cinco euros, casi diez si se sumaban los gastos generales y el material de estudio. Las modelos representaban el 10% del coste de cada foto, un gasto que en ocasiones se podía evitar si la campaña incluía referencias que ya se habían fotografiado anteriormente y esas imágenes se podían reutilizar. Para evitar pagar los derechos de imagen en estos casos, se intentaba cortar la cabeza de la modelo, pero no siempre era posible.

En definitiva, el área de producción de Privalia en Barcelona tenía serias limitaciones tanto de tiempo como de dinero. Y la carga de trabajo iba a doblarse con el cierre del departamento de Italia. Los trabajadores, ya de por sí presionados, se sentían aún más contrariados, y algunos empezaban a airear su descontento en las redes sociales.

Estaba claro que Barcelona necesitaba una nueva estrategia para asumir todo el trabajo. ¿Se podía acelerar aún más el proceso? ¿Y cómo podrían mantener a raya los costes? 

Fuente: IESE Insight