Tu bandeja de correo
electrónico o tu calendario online dicen mucho de cómo gestionas tu jornada
laboral. Ahora, las nuevas tecnologías son capaces de identificar qué tareas
consumen más minutos.
Al final del día, mucha gente se pregunta qué le ha
mantenido tan ocupada, a qué ha dedicado su jornada. Nuevas herramientas de
análisis avanzado de datos están ayudando a los empleadores a responder a esa
pregunta.
Desde hace mucho tiempo, se ha sospechado que era la
sobrecarga de tareas -el email y las reuniones- la principal causa de pérdida
de tiempo de un trabajador, pero nuevas técnicas que rastrean los encabezados
de los correos electrónicos y los calendarios online de los empleados podrían
ayudar a las compañías a detectar exactamente qué cuestiones roban una mayor
cantidad de minutos a los trabajadores.
El resultado de las investigaciones ha generado alguna que
otra sorpresa, apunta Joan Motsinger, vicepresidenta de estrategia de
operaciones globales de Seagate Technology, una compañía californiana que ha
estudiado cómo sus empleados utilizan su tiempo y trabajan juntos.
"No es inusual ver a gente que son vecinos de asiento
enviándose
correos electrónicos"
En Seagate, algunos grupos de trabajo descubrieron que
estaban dedicando más de 20 horas a la semana a reuniones, según un análisis de
7.600 comunicaciones y actividades de los trabajadores realizado por
VoloMetrix, en Seattle. Además, una consultora estaba generando casi 3.700
emails y consumiendo, al año, 8.000 horas de trabajo de 228 empleados de
Seagate.
Desde entonces, esta empresa ha reducido el número de
reuniones y disminuido sus interacciones con la consultora que demandaba tanto
tiempo.
La información es
anónima
El software de VoloMetrix extrae datos de los encabezados de
emails y los calendarios online de los empleados para mostrar la frecuencia y
la manera en que los grupos interactúan. Elimina información identificadora
para que los empleados solamente reciban datos agregados de un equipo,
departamento o de la empresa en su conjunto, explica el presidente ejecutivo de
VoloMetrix, Ryan Fuller.
Los trabajadores pueden ver reportes semanales
confidenciales que muestran la cantidad de tiempo que dedicaron a emails o
reuniones. También pueden recibir informes confidenciales sobre su "carga
organizativa", que compara la cantidad de reuniones que convocan y de
emails que generan con la de sus colegas.
"Un pequeño grupo de personas realmente se sale de los
límites", dice Chantrelle Nielsen, directora de soluciones para el cliente
en VoloMetrix. Al estudiar más de 25 empresas, la empresa tecnológica ha
hallado ejecutivos que consumen más de 400 horas a la semana del tiempo de sus
colegas, "el equivalente a diez personas trabajando a tiempo completo
durante una semana, solamente para leer el correo electrónico de un gerente y
asistir a sus reuniones", apunta.
Enviar un 'email' a demasiada gente en copia puede robar
muchos minutos
de trabajo a tus colegas
En efecto, la sobrecarga recae directamente en el calendario
de los subalternos. Un gerente intermedio en un estudio reciente de la
consultora Bain & Co. y VoloMetrix descubrió que estaba dedicando ocho
horas a la semana a reuniones a las que no necesitaba asistir o que nunca
deberían haber sido convocadas. Tras recibir asesoría de Bain para identificar
actividades que desperdiciaban su tiempo, se percató de que estaba dedicando
cuatro horas a la semana a leer emails innecesarios o responder mensajes que no
requerían una respuesta. El gerente intermedio terminaba con sólo once horas en
su semana laboral (de entre 40 y 48 horas) para trabajar en tareas centrales.
Evita los hábitos
'trampa'
Los hábitos comunes que desperdician tiempo incluyen copiar
a demasiadas personas en un correo electrónico o usar "responder a
todos" en exceso. Otro error común es invitar a demasiada gente a las
reuniones, anota Michael Mankins, principal autor del estudio y socio de Bain.
Algunos empleadores corrigen sus hábitos al ser informados
de que les hacen perder tiempo a otras personas. Otros reducen las reuniones o
emails que causan pérdidas de tiempo al capacitar y requerir que sus empleados
usen aplicaciones de gestión de proyectos, que normalmente almacenan la
información en la nube, de modo que todos los compañeros involucrados puedan
verla, actualizarla y hacer comentarios. Este tipo de colaboración reduce la
necesidad de enviar mensajes u organizar nuevas reuniones.
Bob Moore, director de ingeniería de software en InterMetro
Industries, asegura que el tiempo que los empleados dedican a tareas como el
email y las reuniones ha caído drásticamente desde la incorporación de una app
de gestión de proyecto llamada AtTask. Otras aplicaciones son Daptiv, BaseCamp
o Clarity.
Moore ayuda a los empleados a ser conscientes del tiempo que
desperdician con ciertos hábitos. Cuando acudió a una reunión semanal de dos
horas que un gerente organizaba con entre 12 y 15 empleados, notó que el 80% de
los participantes estaba haciendo otras cosas en sus teléfonos. "Era
sumamente ineficiente", expresa Moore. "Tienes que determinar si
realmente tienen que estar allí", le aconsejó al gerente.
"Te estoy
ahorrando tiempo"
Con el email, muchos empleados dedican tiempo a escribir
respuestas pues temen que no hacerlo puede ofender a sus colegas o que afectará
a su trabajo. Mankins recomienda reducir lentamente las respuestas enviadas,
explicándole a los compañeros: "Te estoy ahorrando tiempo".
También Moore insta a limitar el número de correos. "No
es inusual ver a vecinos de asiento enviándose emails y copiando a la mitad de
la empresa", apunta. Esos emails con copia irritantes -que a menudo
generan un tsunami de respuestas de "responder a todos"- son grandes
derrochadores de tiempo. Los remitentes deberían evitar el uso de listas de
distribución masivas en la medida posible.
Sue Shellenbarger. THE WALL STREET JOURNAL
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