14 consejos para optimizar el tiempo en el trabajo

Parece que nunca hay suficiente tiempo en el día. Pero, dado que todos tenemos las mismas 24 horas, ¿por qué algunas personas logran mucho más con su tiempo que otras? La respuesta está en la buena gestión del tiempo.

La buena gestión del tiempo requiere un cambio importante en el enfoque de las actividades a los resultados: estar ocupado no es lo mismo que ser efectivo.

Es posible mejorar la capacidad para funcionar de manera más efectiva, incluso cuando el tiempo es escaso y las presiones son altas. Este es uno de los grandes objetivos a conseguir al implementar una correcta gestión del tiempo.

 

Up Spain, empresa líder en beneficios sociales, nos explica cómo es posible optimizar y gestionar el tiempo logrando una mayor eficiencia y control de nuestras tareas.

 

14 Consejos para optimizar la gestión del tiempo en la empresa

La gestión del tiempo se destaca como una tarea que ha de ser desarrollada, dentro de la empresa, a dos niveles.

 

En primer lugar, el papel de la parte más alta de una compañía es crucial para implementar una buena gestión de tiempo.

 

Como líder de una empresa es importante tener en cuenta esta serie de recomendaciones para identificar la mala gestión del tiempo de los empleados:

 

• ¿En qué se les está yendo el tiempo? Es importante descubrir en qué están invirtiendo su tiempo. No hablamos de estar detrás de ellos vigilando cada uno de sus movimientos. A nadie le gusta sentirse así y su nivel de productividad bajaría. Lo que sí es cierto es, que si se quiere ayudar a tu equipo a priorizar tareas, debes saber cómo están gestionando su tiempo. Es recomendable usar alguna herramienta de gestión del tiempo en la que los trabajadores puedan ir registrando sus tareas y el tiempo que les dedican para que, así, se pueda analizar qué es lo que está pasando.
• Ayudar a evitar fallos en la planificación del tiempo. Una de las carencias más habituales entre los empleados es que no saben calcular cuánto tiempo les va a llevar realizar cada tarea o proyecto. Normalmente se planifica teniendo en cuenta el mejor de los escenarios pero, interrupciones o imprevistos pueden hacer que esa planificación se desajuste, desajustando el planning entero. Es importante ayudar a revisar los tiempos que les está llevando cada tarea y reajustar en plan de trabajo en función de las variaciones.
• Ayudar a “proteger” el tiempo realmente productivo. Cuando planificamos nuestra semana, lo hacemos pensando en que tenemos 8 horas diarias para realizar nuestro trabajo, el puramente productivo. Esto no es así. Invertimos, de media, el 30% de nuestro tiempo realizando tareas de poco valor, básicas y repetitivas, más administrativas que productivas para nuestro puesto. El 40% de la jornada la invertimos en las comunicaciones. Esto nos deja un 30% de la jornada, es decir, 2 horas y media, para realizar las tareas de valor y productivas. Para combatir estas fugas de tiempo, debes ayudar a tus empleados a evitar que pierdan el tiempo en tareas que no son valiosas, atribuyéndolas a otra persona y enseñándoles a delegar.

 

El segundo nivel está vinculado a los propios empleados y trabajadores, los cuales han de hacer suyo una serie de consejos y recomendaciones para mejorar la eficiencia de la gestión del tiempo. Veamos algunos de los más interesantes:

 

1. Crear listas de tareas pendientes

¿Cuántas veces ha quedado algo sin hacer simplemente por no acordarse? Esto pasa todos los días, tareas simples se quedan el olvido por una mala gestión. No todo cabe en la cabeza, por ello es mejor recopilar todas las tareas en un solo lugar para obtener una visión rápida y general de todo el trabajo que tiene que desarrollar.

 

2. Planifica con antelación

No es posible mejorar la gestión del tiempo sin planificar con antelación. Es recomendable planificar cada día y cada semana.

No obstante, planificar las tareas con antelación no es suficiente. ¿De qué te sirve un listado de tareas y prioridades si no planificas cada una de ellas? Busca el momento adecuado para planificar cada una de las tareas, así cuando llegue el momento de hacerlas no perderás tiempo. ¡Cada minuto que emplees en planificar puede ahorrarte mucho tiempo en la ejecución!

 

3. Establece prioridades en tus tareas

Seguro que muchas veces has realizado muchas tareas y al finalizar el día te has dado cuenta de que algunas importantes se han quedado por hacer. Esto sucede cuando somos incapaces de establecer prioridades. La jerarquización de las prioridades es fundamental para las empresas y autónomos. Debes realizar una lista de tareas y establecer el orden según las prioridades.

 

Para ello puedes organizarlas en diferentes niveles o categorías:

 

• Nivel 1 o categoría A: tareas muy urgentes.
• Nivel 2 o categoría B: tareas importantes, pero no demasiado urgentes.
• Nivel 3 o categoría C: tareas que pueden esperar.
• Nivel 4 o categoría D: tareas que puedes delegar.
• Nivel 5 o categoría E: tareas que puedes eliminar.

 

4. Automatizar procesos

Automatizar procesos te ayudará a reducir el tiempo de muchas tareas. Busca aplicaciones o herramientas que te ayuden, por ejemplo, a preparar las facturas, a organizar la semana, etcétera. Investiga y no pierdas el tiempo en tareas que pueden realizarse de forma automática.

 

5. Identificar y eliminar las distracciones

Las distracciones son los principales ‘ladrones de tiempo’. Para poder eliminarlas hay que identificarlas previamente. Para saber en qué perdemos el tiempo solo tenemos que observarnos con objetividad y ver el tiempo que pasamos navegando en páginas web que no están relacionadas con nuestro trabajo, el tiempo que pasamos en WhatsApp y otras apps, en Facebook, Instagram…

 

6. Ser realista con los plazos

Ser realista con los plazos de entrega de los proyectos, presupuestos, etcétera. Ser realista no implica únicamente tener en cuenta otras tareas pendientes, también implica tener en cuenta posibles imprevistos. ¡Marca plazos más amplios para evitar complicaciones!

 

7. Seguir la regla 80/20

Muchos trabajadores y empresarios dedican su tiempo y esfuerzo en tareas que no reportan beneficios o que no son realmente importantes. La regla del 80/20 viene a decir que el 20% del esfuerzo debe suponer el 80% de los resultados, por tanto… ¡no inviertas tu tiempo en tareas poco importantes que no te proporcionen buenos resultados!

 

8. No perseguir el perfeccionismo

Los trabajadores perfeccionistas a largo plazo se vuelven ineficientes. Es importante realizar bien las tareas, pero no perder demasiado tiempo en los detalles innecesarios o la productividad se verá afectada.

 

9. Fijar una agenda flexible

No ajustar demasiado los tiempos, ya que hay que tener en cuenta que siempre son necesarios espacios para los imprevistos y los retrasos. Hay que ser realistas a la hora de distribuir el tiempo.

 

10. Cambiar de tarea

Hay trabajos que requieren una mayor concentración, otros más tediosos y otros que nos agradan más. Es buena idea cambiar las actividades en función del momento del día, no somos igual de productivos a todas horas.

 

11. Ordenar y organizar nuestro espacio físico y digital

Ordenar el espacio, tanto el espacio físico, como los archivos y documentos en el ordenador.

Ser más ordenado ayudará a encontrar más fácilmente lo que se busca. Eliminar lo innecesario y clasificar todo lo demás para ser más ágil a la hora de desempeñar el trabajo.

 

11. Abandonar el modo multi-tarea

Las personas que hacen muchas cosas a la vez tienden a pensar que son mucho más productivos y que sacan adelante más trabajo que los demás, sin embargo, están equivocados. La multi-tarea no es el camino más productivo al que se puede optar. Nuestra mente funciona mucho mejor cuando nos centramos en una tarea.

 

Ante una gran tarea compleja muchas veces resulta muy difícil encontrar un comienzo para abordar la tarea de manera efectiva. En tal caso, es recomendable diseccionar la tarea en pequeñas partes más fáciles de procesar. El trabajo por hitos se basa en esta idea, permite dividir una tarea en varias y asignar a diferentes grupos de trabajo.

 

13. Delegar

Delegar responsabilidades es vital para llevar a cabo una correcta gestión del tiempo. Si eres de los que necesita tener el control de todo, este consejo probablemente te genere algo de ansiedad. Pero lo cierto es que, por más buenos que seamos, no podemos hacerlo todo. A veces asumimos más trabajo del que podemos realizar.

 

Delegar no es un símbolo de debilidad sino de inteligencia. Rodéate de gente competente en quien puedas confiar y delega algunas de las responsabilidades. Te permitirá ser más productivo y reducir tu nivel de estrés.

 

14. Utilizar los “tiempos muertos”

No nos referimos a que emplees parte del tiempo de descanso en pensar cómo organizar las tareas del trabajo. Nos referimos a esos tiempos muertos que pasamos en atascos o en la sala de espera de alguna consulta. Pueden ser buenos momentos para elaborar listas y priorizar tareas.

Fuente: Equipos y Talento