En los EE.UU., las reuniones en los ayuntamientos han
servido como medio de comunicación desde que los primeros colonos llegaron allá
por el siglo XVII. Estas reuniones fueron eventos públicos que generaron un
diálogo sano, sólido pero organizado entre los funcionarios municipales y los
ciudadanos.
Si bien todavía son intrínsecamente jerárquicos, los lugares
de trabajo modernos se están volviendo más democráticos en el sentido de que
los líderes corporativos buscan con mayor frecuencias las áreas de la
organización ahora en lugar de simplemente dar estrictos decretos de arriba
hacia abajo. Copiar la tradición del ayuntamiento en las reuniones generales de
toda la empresa ayudará a aumentar la comunicación entre los gerentes y otros
miembros del equipo. Estos eventos no solo le permiten compartir los resultados
y las próximas iniciativas, sino que también permiten el diálogo entre grupos
que normalmente no se relacionan entre sí.
Si tiene un negocio,
debe hacer que tener un ayuntamiento mensual sea una prioridad. Este es el por
qué:
Un proyecto del ayuntamiento demuestra que valoras a los
empleados y sus ideas
Los miembros del equipo cuyas ideas son valoradas tienden a
sentirse valorados ellos mismos. Cuando se sienten apreciados, conduce a un
alto compromiso de los empleados, un mejor rendimiento, una menor rotación y
una mayor satisfacción laboral. Crear un espacio para que las personas hagan
preguntas y para que usted brinde respuestas demuestra que está comprometido
con todos los trabajadores.
No dejes a nadie fuera. Asegúrese de que su reunión
comunitaria virtual sea accesible para todos en la empresa, desde aquellos que
trabajan en casa hasta aquellos en ciudades lejanas que trabajan en oficinas-satélite.
Los ayuntamientos alinean a todos con lo que sucede en el
negocio
Por mucho que a los empleadores les guste lanzar palabras
como "entorno colaborativo ", a veces no se puede evitar la
realidad de que las personas a menudo operan en silos. Tener reuniones en el
ayuntamiento puede contrarrestar esa sensación de aislamiento al mantener a los
empleados informados sobre lo que está sucediendo en la organización.
Cuando las personas saben lo que está pasando, se sienten
más comprometidas e incluso pueden tener ideas para compartir con otros que, de
otro modo, normalmente no surgirían durante las operaciones diarias.
Es motivacional
Incentivar la contribución para motivar a los
trabajadores a aumentar la cantidad y calidad de las ideas que
comparten. Cada mes, otorgue un premio a un colaborador principal, destacándolo
ante todos los demás. Hacer esto otorga a las personas que lo merecen un
reconocimiento que, a su vez, puede motivar su trabajo individual.
Los premios mensuales por las mayores contribuciones se
pueden incorporar por departamento para lograr que los empleados colaboren
incluso antes de que se lleve a cabo el ayuntamiento. Pruebe categorías como
aumento de la eficiencia, reducción de costos, aumento de la calidad, reducción
de problemas y aumento de la moral. Estos son buenos catalizadores para las
discusiones en curso en los ayuntamientos.
Los ayuntamientos muestran la satisfacción general de los
empleados
Leer correos electrónicos, asistir a reuniones y pararse frente
a la máquina de café puede darle al líder una idea de las actitudes de las
personas, los equipos e incluso los departamentos. Rara vez un líder llega a
ver la actitud de todo el grupo sobre la empresa, en lugar de la dirección de
un solo producto o servicio.
Cuando reúne a todos para hablar y hacer
preguntas, comienza a sentir el estado de ánimo general de la empresa. Al igual
que un mariscal de campo que escucha a la multitud en un juego, un líder
responsable de hacer marchar a su compañía por el campo necesita escuchar la
reacción no solo cuando obtienen un primer intento, sino también cuando pierden
el balón.
Lo que un ayuntamiento exitoso debe incluir:
Puede aumentar la participación en su ayuntamiento si sigue
una determinada agenda o formato de reunión cada vez. Depende de usted cómo le
gustaría planificar los procedimientos, pero aquí hay una fórmula rápida que
podría funcionar:
Donde has estado
Un ayuntamiento exitoso puede comenzar con actualizaciones
clave durante el último mes en negocios y prioridades. ¿Cuáles fueron los
objetivos? ¿Se han cumplido? Hable sobre lo que aprendieron los líderes y el
personal de la empresa. ¿Cuáles fueron los puntos altos (y los puntos no tan
altos)? Los empleados pueden aportar ideas sobre cómo hacer que los puntos
altos sean aún más altos y cómo evitar las trampas que experimentaron.
A dónde vas
Abordar los objetivos en el futuro es importante. La
democracia es excelente, pero a los empleados a menudo todavía les gusta sentir
que alguien está a cargo y que hay una dirección a seguir. Ahora es el momento
del líder para inspirar a las personas con esa dirección y hacerles sentir que
moverse de esta manera es para el beneficio de toda la organización. Los
trabajadores también deben sentir que tienen un papel que desempeñar para
llegar allí.
Dónde estás
Como fundador o ejecutivo, ha tomado la iniciativa al
presentar los KPI (key performance indicator), es una
medida del nivel del rendimiento de un proceso. Un KPI se diseña para mostrar
cómo es el progreso en un proceso o producto del mes pasado y otras
estadísticas, además de revelar el camino a seguir. Ahora es el momento de que
los empleados brillen.
Reconozca a los contribuyentes del mes pasado por sus ideas.
Deles la oportunidad de presentar en lo que han estado trabajando para
compartir con todo el equipo para que se vean sus esfuerzos. Incluso podría
traer a un cliente para hablar sobre su experiencia reciente con su negocio.
Esto ayudará a que todos recuerden cómo su trabajo impacta a los clientes.
Preguntas y respuestas al final
Permitir que los empleados envíen preguntas en este punto
crítico les ayuda a obtener aclaraciones, compartir inquietudes o entusiasmo y
salir con un mayor sentido de propiedad en su función en la empresa. Las
preguntas también se pueden dirigir a compañeros de trabajo que normalmente no
verían porque están en un departamento diferente, en un piso diferente o
incluso en una ciudad diferente.
Obviamente, este formato es solo una plantilla y puede
cambiarlo de la forma que mejor le parezca. El punto es que hay mucho que
puedes hacer en un ayuntamiento mensual. Haga que un moderador perfile algunos
de los asistentes de Zoom en diferentes zonas horarias. Hable acerca de las
iniciativas de cuidado de la salud. Discutir la toma de las decisiones
clave en la empresa. Traer oradores invitados. Pregúntele al equipo qué les
gustaría ver en los próximos ayuntamientos. El cielo es el límite. Y la
esperanza es, así será para su empresa.
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando
tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones
expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.
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