Steven G. Rogelberg en “The surprising science of meetings. How can you lead your team to peak performance”, que estamos comentando, plantea una serie de recomendaciones para que las reuniones sean más eficaces. Entre ellas tenemos:
I.- INTRODUCIR VARIEDAD EN LAS REUNIONES
Los humanos somos criaturas de hábitos. Esta tendencia a
favorecer rutinas también se aplica a las reuniones que dirigimos: con
facilidad puede quedarse obsoletas si son siempre similares en su proceso, en
su composición y en su configuración.
Los hábitos o rutinas no son necesariamente malos. La clave
se encuentra en que dada nuestra proclividad como individuos o grupos a ser
rutinarios no debemos olvidar la importancia de “mezclar las cosas” y de probar
cosas nuevas.
Existen diversas formas de introducir variedad en las
reuniones. Por ejemplo, una técnica consiste en cambiar la disposición en que
se sientan los participantes. Aunque puede parecer que no tiene importancia
quien se sienta al lado de quien, la realidad es que puede tener efecto sobre
su experiencia de la reunión y la calidad total de la misma. Como criaturas de
hábito las personas tendemos a sentarnos en los mismos lugares durante las
reuniones. Podemos cambiar esta tendencia pidiendo a los participantes que se
sienten en un lugar diferente, poniendo tarjetas con los nombres en cada
asiento o modificando el lugar de reunión. Existen investigaciones que muestran
que la emergencia hacia posiciones de liderazgo está condicionada por el lugar
en que nos sentamos. Por ejemplo está culturalmente aceptado que la cabecera de
la mesa es una posición de liderazgo. También, dónde nos sentamos influye en el
flujo de comunicación y con quién estamos más inclinados a estar en desacuerdo,
ya que, por ejemplo, vamos a mostrar éste más hacia las personas que se sientan
enfrente de nosotros que a las que se sientan a nuestro lado.
En ocasiones se recurre a dejar una silla vacía para
recordar a los grupos de interés que nos están presentes y que se
tienen que tener en cuenta en todo lo que se diga y discuta.
Otra técnica que se puede utilizar es realizar las reuniones
caminando. Diversas investigaciones han demostrado los beneficios de caminar,
tanto para la salud como para incrementar la creatividad y ayudar a que nos
centremos. Es importante tener en cuenta que para que sean eficaces no deben
superar los cuatro participantes, hay que planificarlas e idealmente deben
realizarse en exteriores en una ruta circular.
Otra posibilidad consiste en una reunión en la que los
asistentes estén de pie. En este caso se pueden reunir más participantes, pero
no deben durar más de 15 minutos.
Estas técnicas son herramientas y enfoques que no deben ser
utilizadas en exceso para que no se conviertan en otro hábito. Equilibrar
diferentes técnicas en tiempos distintos, dependiendo de las metas de la
reunión, es una buena práctica. Probar nuevas cosas transmite al equipo
que nos preocupamos y que valoramos la toma de riesgos controlada y la
experimentación.
II.- REDUCIR LA ENERGÍA NEGATIVA DESDE EL PRINCIPIO
Las emociones son contagiosas y las reuniones no son inmunes
a este fenómeno. Investigadores han mostrado que los estados de ánimo positivos
y negativos se pueden extender entre los participantes en una reunión y son los
líderes los que se encuentran en una posición única para influir en el estado
de ánimo de la reunión.
El estado de ánimo positivo promueve la flexibilidad
cognitiva individual, la resiliencia, el bienestar y hasta la
creatividad. Mathew
Grawitch y sus colaboradores han encontrado en sus investigaciones que
cuando los participantes en una reunión tienen estados de ánimo
positivos existía un mayor compromiso e interés y una mayor integración de la
información por parte de los mismos. De estos hallazgos parece derivarse que un
estado de ánimo colectivo positivo sirve como un lubricante intelectual y
social que conduce a una discusión más sólida, integrativa y creativa. Lo mismo
ocurre si existen buen humor y risas.
Para conseguir crear un ambiente positivo en la reunión los
líderes establecer una separación entre lo que los
asistentes a la reunión estaban haciendo antes de la misma y la
propia reunión. Existen diversas técnicas para hacerlo entre las que se pueden
destacar el saludar a los participantes al entrar y ofrecerles algo de beber o
comer.
Otra técnica consiste en evitar la realización de otra tarea
durante la reunión y para ello se pueden eliminar los móviles, las tabletas y
los ordenadores durante su celebración.
Además de intentar la desconexión de las tareas previas es
importante al comenzar la reunión hacerlo de forma adecuada y para
ello la introducción debe mostrar un propósito, debe reconocer los méritos de
los asistentes y recordar a éstos los “valores” de la reunión.
Finalmente, puede resultar de utilidad el probar distintos
enfoques, como, por ejemplo, el incorporar el role playing para
introducir la voz de los grupos de interés ausentes como los clientes y
discusiones en pareja. De esta forma se promueve buena energía y atención
activa durante la reunión.
Solo tenemos una oportunidad para crear una primera buena
impresión. Esos primeros momentos en que entramos en contacto con una persona
son importantes para una relación positiva posterior. Lo mismo ocurre con las
reuniones, especialmente porque las personas traen muchas cargas consigo a las
mismas. Si es una opinión negativa sobre las reuniones en general o por tener
que dejar de lado una tarea individual acuciante para acudir a ellas la reunión
puede ser vivida como una interrupción y un lastre. Los líderes deben ser
conscientes de estas situaciones ya que pueden crear dinámicas negativas en las
reuniones que interfieran con la creatividad, la productividad y la posibilidad
de disfrutar en las mismas. Podemos mitigar activamente estas fuerzas si
comenzamos y dirigimos la reunión de forma que se promueva la presencia y
positividad, junto con el reconocimiento del tiempo que los asistentes están
invirtiendo en la misma.
III.- GENERAR SINERGIAS
Es posible e incluso ideal mantener una reunión que consiga
resultados sinérgicos. En una reunión con verdadera sinergia las interacciones
entre los asistentes producen ideas y soluciones que individualmente no
hubieran surgido. En estas reuniones el todo es más grande que sus partes.
Para obtener sinergias podemos probar métodos poco
convencionales como la introducción del silencio en las reuniones. Las
reuniones con periodos de silencios en las que los participantes están
generando nuevas ideas o formándose su propia opinión sobre lo que
se está presentando pueden resultar beneficiosas porque pueden contrarrestar
los bloqueos en el pensamiento, el pensamiento grupal y la tendencia hacia la
holgazanería social.
Una técnica para conseguir un silencio eficaz durante las
reuniones consiste en incluir “brainwriting” en las mismas. Implica escribir en
silencio nuestras ideas sobre un tema antes de compartirlas en la reunión.
Investigaciones muestran que de esta forma se producen más ideas y se
incrementa la creatividad. Para introducir a los participantes en la reunión a
esta técnica de les puede pedir que escriban sus pensamientos e ideas en
respuestas a una palabra clave y luego ordenarlas, votar sobre ellas y mantener
una discusión escrita sobre ellas.
Otra técnica que facilita el silencio en las reuniones es la
lectura en silencio. El objetivo es que los asistentes conozcan una nueva idea
o iniciativa al leer en silencio la propuesta en lugar de a través de una
presentación oral. Luego se puede seguir con una discusión sobre la misma.
La lectura en silencio puede incrementar la comprensión y
retención de la nueva idea y puede ahorrar tiempo al eliminar la
presentación, disminuyendo el tiempo de preparación de la reunión.
Aunque una reunión tradicional implica una discusión general
y hacer turnos para hablar mientras se van tratando los puntos del orden del día,
es importante recordar que el silencio puede ser oro. No tiene que ser
incorporado en todas las reuniones pero puede ser una herramienta eficaz para
tener en cuenta.
Lo que diferencia a los líderes de reuniones exitosas de los
que fracasan es su disposición para seleccionar la herramienta adecuada en cada
momento para garantizar el buen desarrollo de las mismas. Poseen una mente
abierta que lea permite considerar todas las herramientas posibles en función
de las metas de la reunión. Luego, después de probar una técnica, el líder
puede reflexionar y aprender, adaptarse y crecer.
IV.- CONSIDERAR LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS
REUNIONES EN REMOTO
Cada vez más tecnologías están siendo introducidas en las
reuniones pero es imperativo que recordemos que la naturaleza fundamental de
las reuniones se mantiene sin cambios. Aunque empleemos sofisticadas
tecnologías una reunión sigue estando compuesta de interacciones relacionadas
con el trabajo, que tienen lugar, al menos, entre dos individuos y que tienen
una estructura que va más allá de una simple charla.
Es importante recordar que las reuniones en remoto,
especialmente las que no tienen imagen asociadas, favorecen la holgazanería
social o lo que es lo mismo la reducción del esfuerzo e implicación individual al
estar en un colectivo y problemas en la comunicación como malas
interpretaciones.
Para evitar estos problemas el líder de la reunión en estas
situaciones necesita ser un facilitador muy activo, animando a la participación
de todos y evaluando permanentemente cómo transcurre la reunión. Si la reunión
incluye a 5 o más participantes puede ser útil considerar estructuras
alternativas como la creación de subgrupos.
Otra opción puede ser utilizar intervalos.
Consiste en trabajar en los periodos entre las reuniones, que son breves.
Después de la reunión se pueden utilizar tecnologías sencillas como Google Docs
para compartir información. Existen datos que apoyan la idea de que dividir una
reunión en partes puede ser beneficiosos al contrarrestar la tendencia natural
en las reuniones a buscar un consenso prematuro. Con frecuencia los asistentes
aceptan la primera solución razonable y las ideas generadas, evitando realizar
deliberaciones críticas demasiado pronto. Dividir la reunión en partes puede
servir para reducir este sesgo. Empresas como Cadbury, Schweppes y Boeing han
puesto esta práctica en acción, con frecuencia manteniendo una reunión para
discutir alternativas y para para tomar la decisión.
Este tipo de reuniones en las que los participantes solo se
escuchan y no se ven son las más complicadas de dirigir, especialmente si se
quieren obtener resultados positivos.
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