Reducir costos no siempre resuelve los problemas

Resistencia. A menudo, los empleados no aceptan los cambios organizacionales

Cuando se exigen cada vez más resultados concretos, los costos pasan a ser una variable de singular importancia en las decisiones estratégicas de marketing y negocios.

La implementación del Activity Based Costing (ABC) o Costeo Basado en Actividades, en la administración de la empresa, posibilitará el éxito en las estrategias de negocios. Tal vez lo peor que una empresa con problemas pueda hacer, es implementar reducciones generales de costos. Gracias a ello, disminuyen todas las actividades, tanto las beneficiosas como las perjudiciales.

El análisis de la cadena de valor y el Activity Based Management (ABM) o Administración Basada en Actividades (ABA), puede orientar a las organizaciones para que redistribuyan sus recursos con el fin de mejorar su rendimiento. La cadena de valor de Porter M. describe las organizaciones como cadenas causales de actividades, que agregan valor para los clientes mediante la transformación de insumos en entrega de productos o servicios. De acuerdo a Porter M., al abordarse el diseño estratégico de la organización, se configurará en ella una cadena de valores en forma efectiva, lo que requiere eliminar actividades que no agregan valor a los productos o servicios, y mejorar aquellas que lo agregan. Una organización en la cual se mejora la cadena de valor estará en condiciones de incrementar sus ventajas competitivas, en materia de costos y calidad, en la medida que pueda satisfacer las expectativas de los clientes con el mejor precio.

En cuanto al ABC, las aplicaciones experimentales comenzaron a mediados de la década del 80, y se procuraba calcular con mayor precisión los costos de los productos y de los servicios, identificando y cuantificando las relaciones causales entre las actividades, y los costos de la organización. Más tarde, la nueva tecnología de la información hizo posible un ABC de carácter complejo, y asimismo, se puede percibir la compatibilidad existente entre la estructura de la cadena de valor de Porter M. y el ABC, de tal manera, se abre el camino del ABM. En esta situación, la comprensión de las actividades fundamentales, los costos, la estructura y la estrategia de una organización, se traducirá en el mejoramiento del diseño y efectividad de la misma, especialmente, del cálculo de los costos de los productos y servicios, elementos que posibilitarán el éxito de cualquier estrategia.

Cuando el ABC se integra con el sistema de administración, puede servir como una poderosa herramienta para mejorar no sólo productos y servicios, sino también, procesos y estrategias de marketing. Utilizar ABC implica un cambio radical en la administración, lo que significa que todas las personas involucradas en una actividad, desde el Gerente General hasta los operarios, deben cambiar radicalmente.

El problema es que los gerentes no piensan que ABA sea un programa de cambio organizacional, pues lo es, ya que el hecho de revisar la organización para encontrar la información adecuada sobre los costos directos e indirectos, así como también, lo es establecer un sistema de información que pueda determinar aquellas actividades en que se agregan costos. Asimismo, el educar a los empleados de todos los niveles, en relación con los principios y mecánica del ABC, resulta ser una de las tareas más arduas. Deberán estar convencidos que el cálculo de ABC puede tener éxito, y que vale la pena el esfuerzo para conquistar a los empleados. Para ello, las empresas deberán tener en cuenta el grado de cultura organizacional imperante en cada una de ellas. Finalmente, será conveniente revisar y modificar otros sistemas de administración, para asegurarse que los empleados puedan incorporar, en forma plena, el sistema ABC a sus prácticas operativas.

Como cualquier programa de cambio organizacional, ABC tendrá como obstáculo principal la resistencia de los empleados, lo cual resulta ser natural. Por otra parte, los gerentes tienen que suministrar información detallada, que se podría usar para atacar sus prácticas o su propia autoridad.

Después de haber sido sometidos a programas de reducción de empleados, de administración de calidad y de reingeniería, tanto gerentes como empleados, perciben al ABC como la última amenaza a su empleo. No obstante el esfuerzo que requiere implementar el ABC, en la administración de la empresa, vale la pena hacerlo, y facilita encontrar respuestas a los siguientes interrogantes, que posibilitarán el éxito en las estrategias de negocios:

• ¿Cuánto debe costar un producto o un proceso del negocio?

• ¿Cuáles son las actividades que no agregan valor pero sí aportan costos?

• ¿Si un canal de distribución o un mercado es rentable?

• ¿En qué lugar de la empresa se pueden reducir costos?

• ¿Si la empresa elimina un producto o un cliente que no es rentable, qué ahorro de costos tendrá?

• ¿Si la empresa disminuye el precio de un producto para aumentar el volumen de ventas, cuál será el impacto sobre el costo unitario y las ganancias?

Rodolfo Salas