Parece que nunca hay suficiente tiempo en el día. Pero, dado que todos tenemos las mismas 24 horas, ¿por qué algunas personas logran mucho más con su tiempo que otras? La respuesta está en la buena gestión del tiempo.
La buena gestión del tiempo requiere un cambio importante en
el enfoque de las actividades a los resultados: estar ocupado no es lo mismo
que ser efectivo.
Es posible mejorar la capacidad para funcionar de manera más
efectiva, incluso cuando el tiempo es escaso y las presiones son altas. Este es
uno de los grandes objetivos a conseguir al implementar una correcta gestión
del tiempo.
Up
Spain, empresa líder en beneficios sociales, nos explica cómo
es posible optimizar y gestionar el tiempo logrando una mayor
eficiencia y control de nuestras tareas.
14 Consejos para optimizar la gestión del tiempo en la
empresa
La gestión del tiempo se destaca como una tarea que ha de
ser desarrollada, dentro de la empresa, a dos niveles.
En primer lugar, el papel de la parte más alta de
una compañía es crucial para implementar una buena gestión de tiempo.
Como líder de una empresa es importante tener en cuenta esta
serie de recomendaciones para identificar la mala gestión del tiempo de los
empleados:
- ¿En
qué se les está yendo el tiempo? Es importante descubrir en qué
están invirtiendo su tiempo. No hablamos de estar detrás de ellos
vigilando cada uno de sus movimientos. A nadie le gusta sentirse así y su
nivel de productividad bajaría. Lo que sí es cierto es, que si se quiere
ayudar a tu equipo a priorizar tareas, debes saber cómo están gestionando
su tiempo. Es recomendable usar alguna herramienta de gestión del tiempo
en la que los trabajadores puedan ir registrando sus tareas y el tiempo
que les dedican para que, así, se pueda analizar qué es lo que está
pasando.
- Ayudar
a evitar fallos en la planificación del tiempo. Una de las carencias
más habituales entre los empleados es que no saben calcular cuánto tiempo
les va a llevar realizar cada tarea o proyecto. Normalmente se planifica
teniendo en cuenta el mejor de los escenarios pero, interrupciones o
imprevistos pueden hacer que esa planificación se desajuste, desajustando
el planning entero. Es importante ayudar a revisar los tiempos que les
está llevando cada tarea y reajustar en plan de trabajo en función de las
variaciones.
- Ayudar
a “proteger” el tiempo realmente productivo. Cuando planificamos
nuestra semana, lo hacemos pensando en que tenemos 8 horas diarias para
realizar nuestro trabajo, el puramente productivo. Esto no es así.
Invertimos, de media, el 30% de nuestro tiempo realizando tareas de poco
valor, básicas y repetitivas, más administrativas que productivas para
nuestro puesto. El 40% de la jornada la invertimos en las comunicaciones.
Esto nos deja un 30% de la jornada, es decir, 2 horas y media, para
realizar las tareas de valor y productivas. Para combatir estas fugas de
tiempo, debes ayudar a tus empleados a evitar que pierdan el tiempo en
tareas que no son valiosas, atribuyéndolas a otra persona y enseñándoles a
delegar.
El segundo nivel está vinculado a los propios
empleados y trabajadores, los cuales han de hacer suyo una serie de
consejos y recomendaciones para mejorar la eficiencia de la gestión del tiempo.
Veamos algunos de los más interesantes:
1. Crear listas de tareas pendientes
¿Cuántas veces ha quedado algo sin hacer simplemente por no
acordarse? Esto pasa todos los días, tareas simples se quedan el olvido por una
mala gestión. No todo cabe en la cabeza, por ello es mejor recopilar todas las
tareas en un solo lugar para obtener una visión rápida y general de todo el
trabajo que tiene que desarrollar.
2. Planifica con antelación
No es posible mejorar la gestión del tiempo sin planificar
con antelación. Es recomendable planificar cada día y cada semana.
No obstante, planificar las tareas con antelación no es
suficiente. ¿De qué te sirve un listado de tareas y prioridades si no
planificas cada una de ellas? Busca el momento adecuado para planificar cada
una de las tareas, así cuando llegue el momento de hacerlas no perderás tiempo.
¡Cada minuto que emplees en planificar puede ahorrarte mucho tiempo en la
ejecución!
3. Establece prioridades en tus tareas
Seguro que muchas veces has realizado muchas tareas y al
finalizar el día te has dado cuenta de que algunas importantes se han quedado
por hacer. Esto sucede cuando somos incapaces de establecer prioridades. La
jerarquización de las prioridades es fundamental para las empresas y autónomos.
Debes realizar una lista de tareas y establecer el orden según las prioridades.
Para ello puedes organizarlas en diferentes niveles o
categorías:
- Nivel
1 o categoría A: tareas muy urgentes.
- Nivel
2 o categoría B: tareas importantes, pero no demasiado urgentes.
- Nivel
3 o categoría C: tareas que pueden esperar.
- Nivel
4 o categoría D: tareas que puedes delegar.
- Nivel
5 o categoría E: tareas que puedes eliminar.
4. Automatizar procesos
Automatizar procesos te ayudará a reducir el tiempo de
muchas tareas. Busca aplicaciones o herramientas que te ayuden, por ejemplo, a
preparar las facturas, a organizar la semana, etcétera. Investiga y no pierdas
el tiempo en tareas que pueden realizarse de forma automática.
5. Identificar y eliminar las distracciones
Las distracciones son los principales ‘ladrones de tiempo’.
Para poder eliminarlas hay que identificarlas previamente. Para saber en qué
perdemos el tiempo solo tenemos que observarnos con objetividad y ver el tiempo
que pasamos navegando en páginas web que no están relacionadas con nuestro
trabajo, el tiempo que pasamos en WhatsApp y otras apps, en Facebook,
Instagram…
6. Ser realista con los plazos
Ser realista con los plazos de entrega de los proyectos,
presupuestos, etcétera. Ser realista no implica únicamente tener en cuenta
otras tareas pendientes, también implica tener en cuenta posibles imprevistos.
¡Marca plazos más amplios para evitar complicaciones!
7. Seguir la regla 80/20
Muchos trabajadores y empresarios dedican su tiempo y esfuerzo
en tareas que no reportan beneficios o que no son realmente importantes. La
regla del 80/20 viene a decir que el 20% del esfuerzo debe suponer el 80% de
los resultados, por tanto… ¡no inviertas tu tiempo en tareas poco importantes
que no te proporcionen buenos resultados!
8. No perseguir el perfeccionismo
Los trabajadores perfeccionistas a largo plazo se vuelven
ineficientes. Es importante realizar bien las tareas, pero no perder demasiado
tiempo en los detalles innecesarios o la productividad se verá afectada.
9. Fijar una agenda flexible
No ajustar demasiado los tiempos, ya que hay que tener en
cuenta que siempre son necesarios espacios para los imprevistos y los retrasos.
Hay que ser realistas a la hora de distribuir el tiempo.
10. Cambiar de tarea
Hay trabajos que requieren una mayor concentración, otros
más tediosos y otros que nos agradan más. Es buena idea cambiar las actividades
en función del momento del día, no somos igual de productivos a todas horas.
11. Ordenar y organizar nuestro espacio físico y digital
Ordenar el espacio, tanto el espacio físico, como los
archivos y documentos en el ordenador.
Ser más ordenado ayudará a encontrar más fácilmente lo que
se busca. Eliminar lo innecesario y clasificar todo lo demás para ser más ágil
a la hora de desempeñar el trabajo.
11. Abandonar el modo multi-tarea
Las personas que hacen muchas cosas a la vez tienden a
pensar que son mucho más productivos y que sacan adelante más trabajo que los
demás, sin embargo, están equivocados. La multi-tarea no es el camino más
productivo al que se puede optar. Nuestra mente funciona mucho mejor cuando nos
centramos en una tarea.
Ante una gran tarea compleja muchas veces resulta muy
difícil encontrar un comienzo para abordar la tarea de manera efectiva. En tal
caso, es recomendable diseccionar la tarea en pequeñas partes más fáciles de
procesar. El trabajo por hitos se basa en esta idea, permite dividir una tarea
en varias y asignar a diferentes grupos de trabajo.
13. Delegar
Delegar responsabilidades es vital para llevar a cabo una
correcta gestión del tiempo. Si eres de los que necesita tener el control de
todo, este consejo probablemente te genere algo de ansiedad. Pero lo cierto es
que, por más buenos que seamos, no podemos hacerlo todo. A veces asumimos más
trabajo del que podemos realizar.
Delegar no es un símbolo de debilidad sino de inteligencia.
Rodéate de gente competente en quien puedas confiar y delega algunas de las
responsabilidades. Te permitirá ser más productivo y reducir tu nivel de estrés.
14. Utilizar los “tiempos muertos”
No nos referimos a que emplees parte del tiempo de descanso
en pensar cómo organizar las tareas del trabajo. Nos referimos a esos tiempos
muertos que pasamos en atascos o en la sala de espera de alguna consulta. Pueden
ser buenos momentos para elaborar listas y priorizar tareas.
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