Ocho consejos para sacar partido al tiempo

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Centrarse en una tarea y terminarla antes de pasar a la siguiente es la mejor receta para avanzar en el trabajo. Recuerde que el tiempo es el mismo para todos, sacarle partido depende sólo de usted.

Disfrutar de lo que se hace es la mejor terapia para rendir más en el trabajo. El problema surge cuando el entorno laboral es tan exigente que es difícil cumplir los objetivos. ¿Sabía que destinamos un 35% de la jornada laboral a tareas que no aportan nada? ¿Y que sólo siete de las 10 horas que requieren estos trabajos son productivas?

Mucho se ha escrito sobre la gestión del tiempo. Detenerse, diferenciar entre el 'quiero' o 'tengo que hacer', definir las intenciones, identificar lo urgente y saber decir 'no' son cinco acciones para ganar tiempo sin perder un minuto. Y aún se puede añadir mucho más. Uno de los últimos análisis para ganar la batalla al tiempo es el que ha realizado la compañía de recursos humanos Nexian.

A partir de un estudio interno -la compañía forma parte del grupo empresarial Pitma en el que trabajan más de 3.000 profesionales- ha llegado conclusiones del tipo que solo el 50% de la jornada laboral es 100% rentable o que un 15% de este tiempo se pierde en reuniones poco eficaces, interrupciones innecesarias, tareas que no aportan valor, etcétera. También que consultamos el e-mail cerca de 20 veces por hora. Basta con sumar los minutos para llegar a la conclusión que apenas aprovechamos 40 minutos de cada hora completa.

Con estos datos, Nexian ha elaborado seleccionado 8 recomendaciones para incrementar los resultados de nuestro trabajo:

1. Tome conciencia del problema e identifique las causas de su pérdida de tiempo. En algunos casos se debe a la falta de orden, o de planificación, y a no saber decir 'no' a los compromisos o no evitar las distracciones.
2. Planifique y organice. La falta de orden y de planificación es la primera responsable de dejar tareas sin terminar o sin entregar a tiempo. "Un minuto invertido en organización, ahorra hasta diez en la ejecución". Defina objetivos y establezca prioridades antes de empezar.
3. Ataje a los ladrones de tiempo. "Estos pueden venir disfrazados de amables compañeros que vienen a invitarnos a un breve café, como una reunión mal planificada, o son los 200 e-mails que recibimos a diario". Asigne un tiempo justo a cada tarea.
4. Urgente Vs. importante. Asegúrese de establecer las prioridades. Realice las tareas urgentes e importantes. Continúe por las importantes, pero no urgentes. Deje para el final las no importantes ni urgentes.
5. Aprenda a delegar. Supone involucrar al equipo en la obtención de unos determinados resultados.
6. No postergue aquellas tareas que menos le gustan. Procrastinar significa en muchos casos hacer mil cosas para sentirnos más tranquilos, y tener una excusa para afrontar la tarea verdaderamente necesaria.
7. Concentre su mente. La multitarea no vale para todas las actividades y los últimos estudios demuestran que reduce el nivel de concentración, de rendimiento intelectual y es una amenaza para la calidad del trabajo y la productividad.
8. Controle el correo electrónico y las reuniones. Consultamos el mail unas 20 veces por hora y destinamos más de una hora al día a conversaciones, o reuniones, inútiles. 

Montse Mateos