Gavin Presman, en
su libro “Negotiation. How to craft
agreements that give everyone more”, plantea que aunque todos necesitamos
negociar en nuestra vida personal y profesional estas negociaciones no tienen
por qué ser una lucha para conseguir lo que queremos sino que obtendremos
mejores resultados y relaciones a través de la colaboración.
Cuando nos enfrentamos a una negociación la mayor parte de
las personas nos lanzamos a regatear demasiado pronto, con lo que dejamos poco
espacio para la construcción de relaciones, ninguna de las partes consigue el
mejor acuerdo que podían haber obtenido, lo que les llevará a finalizar el
proceso insatisfechos.
Por este motivo es muy importante estructurar la negociación: aprender a planificar una negociación y
a seguir las etapas establecidas significa que no nos apresuraremos ni
perderemos oportunidades. Los siete pasos que recomienda el autor son los
siguientes:
I.- Prepararnos
mentalmente, para llegar a decidir qué resultado es el que queremos
alcanzar a través del acuerdo y para pensar cómo podemos colaborar con la otra
parte para conseguirlo.
II.- Diseñar un plan
y comenzar a redactar un listado con las concesiones que vamos a poder ofrecer durante la
negociación.
III.- Prepararnos
para colaborar y para ello debemos centrarnos en conocer la perspectiva de
la otra parte y ponernos en su lugar.
IV.- Discutir. Es
la fase en la que se inician las conversaciones con la otra parte y en la que
vamos a recoger la información suficiente que nos permita pasar a la siguiente
etapa.
V.- Proponer.
VI.- Analizar
alternativas.
VII.- Llegar a un
acuerdo mutuamente beneficioso.
Antes de iniciar este proceso debemos asegurarnos de que
realmente queremos y estamos dispuestos realmente a negociar ya que en
ocasiones no va a ser posible encontrar
objetivos comunes ni identificar un resultado ganador para ambas partes,
porque no tenemos confianza en la parte contraria.
Existe el error de considerar que negociar y regatear son lo mismo pero
regatear es el acto de reducir el precio de un objeto a la venta utilizando
tácticas que normalmente implican la oferta de distintos precios y/o la amenaza
de abandonar el proceso. El intercambio
se basa en la desconfianza lo que va a producir que ésta se incremente y que
disminuya la colaboración entre las partes que intervienen.
El proceso de negociación es diferente que el de regateo
porque en el primero se consideran todos los términos y condiciones de un
acuerdo, no exclusivamente el precio.
Presman sugiere
que antes de pensar en comenzar a preparar una negociación debemos hacernos las
siguientes preguntas:
a).- ¿Las dos partes que van a negociar tienen el mismo
peso?
b).- ¿Queremos llegar realmente a un acuerdo con la otra
parte?
c).- ¿La otra parte está dispuesta a llegar a un acuerdo con
nosotros?
d).- ¿Aspiramos a crear valor para la otra parte a través de
este acuerdo o de otros posteriores?
e).- Estoy preparado mentalmente para estructurar la
negociación de forma que se obtenga un resultado colaborativo?
Si la respuesta no es afirmativa para todas las preguntas
anteriores debemos hacer lo posible para que lo sea antes de intentar negociar
un acuerdo. Una vez lo hayamos conseguido pasaremos a seguir los distintos
pasos:
I.- PREPARARNOS PARA
UNA NEGOCIACIÓN COLABORATIVA
Debemos comenzar por reflexionar sobre las razones que me
llevan a querer cooperar para llegar a un acuerdo para tener la seguridad de
que queremos alcanzarlo. Posteriormente tras asegurarnos de que la otra parte
desea lo mismo debemos hacerles saber que somos conscientes de que ellos
también lo quieren y por último pensar y actuar como si quisiésemos hacer lo
mejor para la otra parte . Estos son los fundamentos de las negociaciones que
obtienen resultados excepcionales que van a añadir valor a todas las partes
implicadas.
Sandra Proctor
recomienda realizar una pequeña investigación sobre la parte contraria para
preparar la negociación. Utiliza un conjunto de preguntas que nos van a ayudar
a conocer con quién vamos a negociar y que clasifica en cuatro apartados
relativos a su:
1.- Pasado: ¿Cuál
es su historia? ¿Qué antecedentes existen sobre resultados de pasadas
negociaciones en las que hayan intervenido?
2.- Preferencias:
¿Qué les gusta? ¿Qué variables les pueden resultar especialmente atractivas?
3.- Prejuicios:
¿Qué es lo que no les gusta?, ¿Qué variables hay que descartar o no debemos
poner sobre la mesa?
4.- Personalidad: ¿Cómo
son? ¿Qué debemos conocer de ellos como personas que nos puede ayudar a
negociar con ellos de forma más eficaz?
El paso final que debemos dar en la preparación mental para
la negociación colaborativa es comprender la importancia de “primero todos y después yo”. Implica ser conscientes de que
obtendremos mejores resultados si colaboramos con los demás negociadores que lo
que podemos lograr si actuamos en solitario. De esta forma no estaremos
poniendo nuestros intereses en segundo lugar sino que estamos reconociendo que
nuestros propios intereses van a tener más posibilidades de satisfacerse si
forman parte de un acuerdo con la otra parte. Cuando seamos capaces de aceptar
que la parte contraria puede aportar a la negociación ideas y estrategias que
pueden fortalecer nuestra posición personal, sólo entonces, estaremos en
condiciones de negociar de forma colaborativa.
Presman sugiere que
para comprobar que estamos mentalmente preparados nos hagamos las siguientes
preguntas, además de las mencionadas anteriormente:
a).- ¿Realmente quiero llegar a un acuerdo?
2.- ¿Estamos seguros de que la otra parte quiere llegar a un
acuerdo y en ese caso nos han expresado ese deseo?
3.- ¿Siento que estamos en una situación de igualdad y
trabajando para alcanzar una solución que nos beneficie mutuamente?
4.- ¿Quiero mantener una relación duradera con la persona
con la que estoy negociando?
5.- ¿Qué puedo hacer para asegurarme de que la otra parte
está comprometida en la búsqueda de encontrar un acuerdo beneficioso para
todos?
6.- ¿Qué puedo hacer para que la parte contraria exprese,
públicamente o personalmente,
abiertamente su deseo de llegar a un acuerdo mutuamente satisfactorio?
II.- DISEÑAR UN PLAN
En esta fase es importante que nos centremos en las
variables u opciones que nos van a permitir seguir una estrategia ganar-ganar.
El autor define una variable como un factor que puede cambiar en nuestra negociación
y que puede ayudar a que alcancemos un acuerdo. Son aspectos que aportan valor
a uno u otro negociador como parte de un acuerdo. Una buena variable añade
factores positivos a una de las partes sin que le cueste mucho a la otra.
Roger Fisher,
coautor del libro clásico sobre negociación “Getting to yes” consideraba a esta “caza” de buenas variables como la “búsqueda de opciones creativas”. Por
tanto, parte de la preparación de una negociación va a consistir en empezar a
pensar creativamente en las variables que podemos utilizar que tienen un coste
bajo para nosotros y un alto valor para la otra parte para lo cual nos será de
utilidad el diagnóstico sobre sus necesidades con mentalidad ganar-ganar que
hemos realizado en la fase anterior.
Una herramienta que podemos emplear es la matriz “Ganar” en la que vamos a recoger lo
que queremos, lo que pretendemos y lo que necesitamos del acuerdo. Normalmente
tenemos una variable clave (con frecuencia el tiempo o el precio) que sabemos
que se encuentra en el centro de nuestro acuerdo. Al pensar en ella definimos
cuáles son las expectativas máximas y mínimas, así como el punto medio que
aceptaríamos. Alrededor de ellas podemos agrupar otras variables que añaden o
restan valor a ese nivel.
Es necesario tener marcada cuál va a ser nuestra “línea roja” que supone el punto más
bajo al que podemos llegar para alcanzar un acuerdo y que no vamos a sobrepasar
para obtener un acuerdo. Más allá de ella abandonaremos la negociación. Puede
ser de utilidad para definirla que nos preguntemos: ¿Estoy dispuesto a aceptar
una oferta un poco más baja?
Un buen negociador debe estar dispuesto a rechazar un
acuerdo si no es favorable a ambas partes. Harvard
Business School acuñó el término BATNA para referirse a la mejor alternativa a un acuerdo negociado.
El conocer cuál es da confianza y seguridad al negociador en el curso del
proceso de negociación. Ayuda, también, a ambas partes a comprender el valor de
alcanzar un acuerdo sabiendo que existe una alternativa viable a no lograrlo.
No tenemos que olvidar que sólo podemos negociar con alguien desde un plano de
igualdad ya que si siempre estamos dispuestos a aceptar cualquier oferta que
nos hagan no estaremos negociando.
En esta fase Presman
propone, pues, que nos hagamos las siguientes preguntas:
1.- ¿Hemos considerado cuáles son las mejores variables para
añadir valor a la otra parte?
2.- ¿Hemos decidido qué variables podemos pedir a la parte
contraria que nos añadan valor pero que no les resulten muy costosas?
3.- ¿Hemos definido nuestra matriz “Ganar”?
4.- ¿Estamos seguros de cuál es nuestra “línea roja”
5.- ¿Hemos pensado en qué vamos a hacer si no llegamos a un
acuerdo?
6.- ¿Pensamos que contamos con las suficientes variables con
las que trabajar para llegar a un acuerdo satisfactorio para ambas partes?
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