El multitasking, o la
capacidad de hacer muchas cosas a la vez, es considerado una realidad
ineludible de la vida moderna. Sentimos orgullo cuando logramos tener muchas
pelotas en el aire. Un estudio dice,
sin embargo, que estamos quitando al cerebro glucosa oxigenada.
Según un estudio realizado en la Universidad de Ohio, hay
muy poca gente que realmente hace multitasking. Los demás, sólo suponen que lo
hacen. Para los investigadores, el "multitasking" es una habilidad
que nos agota.
Proponen como antídoto un sistema para terminar con las
enormes listas de cosas para hacer. Lo llaman "Personal Kanban",
nombre derivado del concepto japonés que lo inspiró. En un entorno industrial,
"Kanban" consiste en etiquetas que se mueven con cada producto por la
planta. Sólo un cierto número de un tipo de etiqueta puede
estar en la línea de montaje en un momento determinado. Y debe además corresponder
a una parte específica del auto.
James Benson, autor
de Personal Kanban: Mapping Work Navigating Life, dice allí que el Kanban
industrial permitió a Toyota evitar al
sobre producción. Él adaptó el sistema
para reducir la sobrecarga emocional. Esa sensación de que uno tiene demasiados
trabajos para hacer es la peor enemiga
de nuestros intentos de hacer multitasking.
El Kanban Personal tiene dos principios: visualizar el
trabajo y limitar el número de "cosas empezadas".
Cómo ejecutar el
sistema que propone:
Buscar un tablero o pizarrón magnético donde se puedan
colocar imanes, notas Post-it o clavar tachuelas: Sobre ese pizarrón hacer tres columnas; Opciones, Haciendo y Hecho.
Escribir cada una de las tareas en tarjetas. Las podemos
clasificar por urgencia o por tipo (o personales y de negocios) con colores o
símbolos. Luego colocamos esas tarjetas en la columna Opciones. De esa columna elegir no más de tres para pasar a la columna
del medio Haciendo. Esos serán los trabajos en que nos concentraremos durante
un lapso que determinaremos nosotros. Cuando el trabajo está completo, movemos la tarjeta a la
columna Hecho y elegimos una nueva Opción para pasar a la columna Haciendo.
La columna Opciones
nos permite ver todo lo que está en nuestra lista y evaluar qué es manejable y
qué no (¿Hace falta delegar, contratar otra persona o conseguir ayuda
temporal? ¿Habría que cambiar algo en la forma en que trabajamos para que la
cantidad de tarjetas que tenemos en la columna Opciones no se convierta en un
campo de sueños olvidados?).
La columna del medio
es el Ahora que más importa, según Benson, y nunca debería contener más de tres
tarjetas. Se podría reducir a una las tareas en progreso pero el autor dice
que no conviene. La mayoría de nosotros tiene por lo menos dos prioridades que
compiten entre sí en un mismo momento y una tercera que sería algo más pasiva.
Comenzar pero no terminar demasiados proyectos pone a una
persona en riesgo de lo que çel llama "el
efecto Zeigarnik", llamado así por Bluma Zeigarnik, una psiquiatra rusa quien allá por los años 20,
descubrió que la gente recuerda más las tareas no terminadas que las
terminadas. Las cosas que dejamos colgadas son como gusanitos cognitivos.
El atractivo de la
columna Hecho no necesita ni siquiera ser explicado. Hay estudios que
muestran que comprobar que una tarea ha sido realizada nos produce una especie
de shock de dopamina. Pero la palabra "hecho" no significa que la
tarea esté muerta. Esa columna se puede transformar en un registro de las cosas
hechas que ofrece información interesante.se formaría así una cuarta columna
donde figuren todas las tareas realizadas.
El objetivo de este modelo es ayudar a la gente a
"encontrarse", literalmente. "Nos sobrecargamos tanto que
perdemos de vista quiénes somos y lo que podemos hacer. Comenzamos a creer que
somos una persona que llena un espacio". Este es un sistema de manejo del
tiempo que pretende hacer lugar para que seamos más humanos.
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