Para introducir un proyecto de
mentoring en la empresa es conveniente seguir las seis fases que proponemos a
continuación:
→ Fase 0. Comunicación y
marketing interno. El
objetivo de esta fase es implicar a todos los niveles directivos de la empresa,
y para ello hay que explicar adecuadamente los objetivos del proyecto, a quién
va dirigido y cómo puede participarse en el programa, de manera que resulte
atractivo la participación de los futuros mentores y mentees, contando con el
apoyo de la estructura de mando de la organización, evitando los posibles
efectos negativos para los que no puedan participar. Conviene explicitar la
voluntariedad del proceso para todos los participantes.
→ La Fase 1 establece la
hoja de ruta del proyecto mediante lo que denominamos el kit del mentor que incluye la guía
del mentor, el número y frecuencia de las sesiones, así como los protocolos de
funcionamiento a lo largo del programa. También se le facilitan al mentor las
herramientas a emplear, si lo precisa, a lo largo de las sesiones del
mentoring.
→ La Fase 2 consiste en la
identificación y asignación entre mentores y mentees. Sobre el mentor recae el
mayor peso de todo programa de mentoring, por ello hay que definir con
claridad, teniendo en cuenta los roles que ha de desempeñar, el perfil del
mentor, es decir las habilidades y competencias que le son requeridas para la
buena marcha del programa. Algo parecido hay que hacer con el perfil del
mentee.
Por último, hay que asegurar una
buena asignación entre mentor y mentee, de manera que si alguno de ellos
percibe que no hay “química”, puedan cambiar libremente, sin trastorno para
ambos ni para el programa.
→ La Fase 3 es la fase de
formación y entrenamiento, en particular, para que los
mentores puedan desempeñar adecuadamente los roles esperados, pues ya se ha
dicho que sobre estos recae la mayor parte del peso del proceso. No obstante,
es bueno que los mentees tengan una sesión corta de entrenamiento para entender
el proceso de mentoring y lo que pueden sacar de él y los comportamientos
esperados, sobre todo de proactividad y aprovechamiento del programa.
→ La Fase 4 es la de
seguimiento del proyecto. Esta fase es fundamental porque cuando un proceso de mentoring se
implanta por primera vez en una organización y, si además está asociado al
desarrollo de un colectivo concreto, es de vital importancia acompañarlo de
acciones de seguimiento que aseguren el éxito del mismo. Gestionar un programa
largo en el tiempo con una alta carga de trabajo y responsabilidades es una
tarea difícil, tanto para los mentees como sobre todo para los mentores. Por
eso hay que graduar muy bien la carga que va a recaer sobre los mentores.
Además, hay que tener en cuenta
que el mentoring es una herramienta muy eficaz de desarrollo pero que mal
implementada puede quedar invalidada para futuras aplicaciones. Por esta razón,
es necesario realizar acciones de seguimiento y evaluación a lo largo del
proceso, que permitan detectar problemas e implantar las medidas correctoras a
tiempo. Unas sesiones de coaching a los mentores, debidamente espaciadas a lo
largo del programa suelen ser una ayuda extremadamente valiosa.
→ La última fase, la Fase 5,
es la de evaluación del programa. A este fin habrá que definir previamente los indicadores de éxito
para luego valorar los resultados tanto por parte de los mentores como de los
mentees como de otros actores organizacionales, de los distintos elementos que
han integrado y participado en el proyecto.
Este es el esqueleto para la
implantación, pero también coexisten una serie de herramientas que ayudan en el
buen funcionamiento del proceso: la existencia de foros para mentees,
información de respaldo en la intranet para mentores, actividades paralelas que
facilitan y permiten dar visibilidad al trabajo de los mentores, etc.
En definitiva, un buen programa
de mentoring resulta de gran ayuda para desarrollar el talento en la
organización y permite además que los directivos que ejercen como mentores
puedan desplegar y mejorar sus capacidades de desarrollo como líderes de sus
equipos y de las personas que los integran.
José Luis Rodríguez. Socio Director de BLC
Coaching&Mentoring.
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