Claves para diseñar reuniones atractivas

Paul Axtell,  en hbr.org del pasado 5 de abril, plantea cómo diseñar reuniones que sean atractivas y que los profesionales deseen atender, ya que los líderes deben prestar atención a crear una experiencia de calidad para cada participante, tras la que los profesionales se sientan más comprometidos y valorados en la organización.

El autor propone para crear esta experiencia de calidad que los líderes:

1.- Trabajen duro para demostrar que están presentes, para lo cual previamente deberán haber preparado la reunión.

2.- Demuestren empatía. Las personas asocian atención con preocuparse, por lo que hay que observar, escuchar, hacer preguntas pertinentes y evitar distracciones y la multitarea.

3.- Dirijan  las conversaciones y establezcan unas normas para evitar distracciones durante su celebración. Debe pedir a los participantes que:

a).- No utilicen algún tipo de tecnología salvo que sea estrictamente necesario.

b).- Eviten cualquier comportamiento que pueda ocasionar distracciones, tanto verbal como no verbal.

c).- Escuchen  y respeten a los compañeros cuando éstos hablen.

d).- Inviten a todos a participar si sus opiniones tienen que ser expuestas.

4.- Dediquen el tiempo necesario para abordar cada tema. Esto implica que deben incluir menos asuntos en el orden del día para permitir que éstos se aborden con la profundidad requerida y con la participación de todos los que lo deseen.

5.- Incluyan a todos en la conversación. No significa que tiene que ser una regla sino que los participantes se sientan invitados y no obligados a hacerlo. Para prepararse adecuadamente el líder debe preguntarse para fomentar su participación:

a).- ¿Quién es el adecuado para comenzar la conversación?

b).- ¿Quién va a verse afectado por los resultados y por tanto debe poder expresar su opinión?

c).- ¿Quién va a tener seguramente una opinión distinta?

d).- ¿Quiénes son los que por sus conocimientos y experiencias pueden detectar con más facilidad si nos estamos olvidando de algo o estamos cometiendo un error de planteamiento?

6.- Fomentar las sugerencias de los participantes, para lo cual se puede comenzar cada reunión haciendo la siguiente pregunta: ¿Tiene alguien algo que decir o preguntar antes de empezar la reunión? y  dejando posteriormente el tiempo suficiente para que se animen a intervenir ya que las personas con frecuencia necesitan un tiempo para reflexionar, encontrar algo que decir y pensar en la mejor forma de expresarlo.

Una vez que los participantes sean conscientes de que estamos dispuestos a hacer pausas en el desarrollo de la reunión cuando sientan que tienen que hacer una pregunta lo harán sintiéndose seguros y sin preocuparse por si  están distorsionando la reunión.

Las conversaciones de alta calidad con amplia participación permiten a los profesionales el llegar a conocerse de forma que se facilitan las relaciones, la amistad y la colaboración.

Isabel Carrasco