Un nuevo término empieza a sonar con fuerza tras la
realización de un reciente estudio: “telepressure“, acuñado por la creadora del mismo, Larissa
K. Barber, profesora asistente de psicología en la Universidad de Illinois,
quien asegura que el correo electrónico es el causante de que muchos
trabajadores padezcan de estrés. Telepressure viene a ser como la obligación de
responder a todos los correos electrónicos relacionados con el trabajo
en el momento de recibirlos, no importa a qué hora del día. Al hacer
esto, Barber dice, que nos estamos exponiendo a los factores de estrés del
lugar de trabajo cuando estamos en casa.
El estudio recogió los datos de 303 personas que
informaron de la frecuencia con que responden al correo electrónico durante los
días laborables, fines de semana, días de vacaciones y días de baja por
enfermedad. Los investigadores también hicieron que los participantes comunicaran
los dos mensajes más recientes que habían enviado en respuesta a
correos electrónicos entrantes. Como resultado, el estudio reveló, que los
empleados que respondían a los correos electrónicos tenían una peor calidad del
sueño y eran más propensos a faltar al trabajo por motivos de
salud.
Barber afirma, que una obsesión por
responder al correo electrónico también puede afectar a la
productividad de los empleados. En lugar de zambullirse en las tareas de
trabajo más grandes, acaban distraídos y poco centrados.
Establecer políticas de la empresa o de equipo
puede ayudar, dijo Barber. Los jefes deben determinar los tiempos a
la hora de contestar al correo electrónico. Por ejemplo, que los empleados
respondan sólo a un mensaje recibido durante la jornada laboral o a las 48
horas de recibirlo en fin de semana. En lugar de solicitar
información “lo antes posible”, los gerentes deben indicar un plazo preciso en
sus consultas. Y si un gerente manda un correo electrónico no urgente a la 1 de
la madrugada, debe explicar que no espera que el destinatario responda de
inmediato.
Pero el de Barber no es el único estudio que
relaciona el nivel de estrés con el uso del correo electrónico,
también lo hace un estudio realizado en la Universidad de Loughborough, Reino
Unido. El estudio realizado a 30 funcionarios encontró que los
síntomas de estrés aumentaron un 83% durante el uso habitual de correo
electrónico, llegando incluso al 92% cuando se habla por teléfono y se
utiliza el correo electrónico al mismo tiempo.
Según el profesor Tom Jackson, autor
del estudio, la clave está en que “el cerebro sólo puede ocuparse de
ocho a doce tareas a la vez y si usted no puede cerrar esas tareas, la persona
comienza a sobrecargarse y a fatigarse”.
Jackson también recalca la importancia de los
smartphones como uno de los factores de aumento de estrés pues “los
dispositivos multifuncionales como Blackberrys y iPhones permiten que los
trabajadores sean accesibles las 24 horas del día, como nunca antes lo habían
sido, debido a esto, es probable que haya un aumento en los niveles de estrés”.
Teniendo esto en cuenta, dejamos algunas ideas para
ayudar a hacer un uso más eficiente del correo electrónico, automatizar
algunas tareas, liberar algo de tiempo y, en definitiva, reducir un poco el
estrés que el email produce.
Hacer uso de plantillas
Teniendo en cuenta que para muchas tareas solemos
escribir el mismo tipo de mensaje, podemos ahorrar mucho tiempo si en lugar de
escribir todo desde cero aprovechamos la opción de armar una plantilla del
mensaje. Por ejemplo, se pueden hacer plantillas para:
- emails que envías para presentarte como profesional y dar a conocer lo que haces.
- emails para presentar a tu empresa.
- Cuando tengas que hacer seguimiento de cobros.
- Cuando tengas que enviar algún presupuesto o propuesta sobre tus servicios.
- Para cualquier otra tarea que implique siempre mandar el mismo tipo de mensaje.
Para ahorrarte tiempo, puedes configurar una firma
que se insertará automáticamente al final de cada correo que redactes. Es
recomendable que la firma sea breve, por ejemplo los datos que presenta son los
siguientes: nombre y apellido, puesto dentro de la empresa, y la dirección web
de la empresa. Puedes agregar algún otro dato más, pero en lo posible trata de
que también la firma se vea agradable y tenga información de valor o de
utilidad para la persona que recibe tus correos.
Usar filtros
Es común que con el paso del tiempo, recibas
correos de Newsletters a los que te hayas suscrito, notificaciones de Facebook,
de Twitter o de cualquier otro servicio en el que tengas una cuenta. Esto hace
que en cierta forma tu bandeja de entrada se salga de control.
Para solucionar esto, es recomendable usar algunos
filtros, etiquetas o hacer uso de la “desuscripción de los boletines que no
lees”, para que estos mensajes no lleguen directamente a la bandeja de entrada,
pero sí se archiven. También puedes desactivar las notificaciones de las redes
sociales, así no se te avisa cada vez que sucede un evento.
Tratar de procesar todos los correos
Hay una técnica conocida como “Inbox 0” y la idea
que propone es la de procesar todos los emails para que tu bandeja de entrada
quede limpia. De este modo, con cada email que recibas, puedes aplicar una
acción a seguir: se elimina, se archiva para responder más tarde, se responde
en el momento, se marca como spam, se aplica un filtro, se pasa a la lista de
tareas, lo que quieras hacer.
Con este hábito siempre mantendrás cierto orden
sobre tu bandeja de entrada. Si por ejemplo tratas de aplicar la idea de
revisar el correo unas pocas veces al día, cada vez que ingreses, puedes
intentar aplicar la técnica del Inbox 0 para ver cómo te sientes.
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