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“El conocimiento es poder” es especialmente pertinente para el propietario-gerente de una pequeña empresa. Usted debe saber cómo la empresa trabaja ahora antes de que pueda mejorar su funcionamiento y debe conocer sus puntos débiles antes de que pueda corregirlos. Algunos de los conocimientos que usted necesita se encuentran reflejados en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Ventas, costos y beneficios.
El estado de pérdidas y ganancias, que debe elaborar cada mes, es uno de los indicadores más vitales del negocio, por lo que debe asegurarse de que esta declaración contiene toda la información que necesita y debe consignar cada uno de los ingresos y cada uno de los costos. Mejor todavía si puede obtener adicionalmente las pérdidas y ganancias para cada uno de sus productos o líneas de productos.
Es una buena idea tener su cuenta de resultados comparada con el mismo período acumulado del año pasado.
Los ratios financieros de su balance también le ayudan a saber como marcha la salud de su empresa.
Un propietario-gerente debe conocer en detalle los costos de su empresa, como porcentaje sobre las ventas. Asegúrese de que sus costos se detallan de modo que usted puede poner actuar sobre aquellos que crecen más de lo debido o más de lo que se había presupuestado.
Conozca también los precios de sus productos y asegúrese que el precio de sus productos proporciona un margen suficiente para el tipo de beneficio que espera lograr.
Usted debe mantenerse constantemente informados de los precios porque hay que ajustar los incrementos de costes y al mismo tiempo mantenerlos competitivos.
No dude en dejar caer un producto irremisiblemente perdedor.
No utilice la bola de cristal para hacer previsiones. Hágalas mediante un cuidadoso análisis de las tendencias históricas de su negocio como pronóstico para el próximo año.
Su experiencia con los mercados en que usted vende, y su conocimiento de las tendencias económicas, deben permitirle prever una cifra de ventas lo más realista posible. Aplique sus costos, también de manera realista, y utilice el presupuesto como herramienta importante para dirigir su negocio.
De todas formas, tenga en cuenta que si no se actúa a tiempo, las previsiones no valen más que el papel en que están escritas y que una decisión que no resulta en acción es una pobre decisión. Procure controlar su destino. Determine consecuencias, los tiempos y convierta sus decisiones en acciones.
Para lograr la eficiencia, el propietario-gerente debe ser capaz de motivar a las personas clave, para obtener los resultados previstos, controlar los costos y los tiempos. Si una ventaja tiene la pequeña empresa sobre la grande es que puede ser flexible y rápida en sus acciones.
En una pequeña empresa, el propietario-gerente no debe tratar de controlarlo todo. Usted debe mantener un estrecho control sobre las cifras importantes y los recursos, pero tiene que dejarse ayudar por otros, sus inmediatos colaboradores.
Con relación a la gestión de personal, revise periódicamente cada puesto de trabajo en su empresa. Vigile que no se duplican trabajos o se hacen algunos, por costumbre, que ya no tienen sentido.
Establezca la compensación como una herramienta en lugar de verla como un mal necesario. Sepa recompensar un trabajo de calidad y utilice aumentos e incentivos para una mayor productividad.
Recuerde que hay que controlar el absentismo.
Controle sus existencias para no atar su dinero, pero mantener el número necesario para abastecer a sus clientes o para mantener la producción. Los excesos de inventario, de producto terminado o materia prima, impiden que sus recursos se puedan utilizar con mayor provecho.
Organice bien sus compras y compare, cierre el mejor precio y confirme por escrito.
Compruebe lo que usted recibe de los proveedores y su calidad. Revise las facturas de los proveedores y no sea víctima de un error.
Asegúrese de que su personal de ventas reconoce la importancia de la venta de los productos que son más rentables. Elabore sus políticas de entrega teniendo el margen de beneficio en mente y procure que los productos de bajo rendimiento requieran menos manipulación.
Use la concesión de crédito o demora en pago a sus clientes con prudencia. Tenga en cuenta que un cliente que paga lentamente también puede ser rentable, especialmente si compra una gran cantidad de sus productos con un buen margen de beneficio. El peligro está en dejar que un cliente reciba productos más allá de su capacidad de pago.
Es una buena práctica utilizar asesores externos de forma periódica, en lugar de acudir a ellos sólo en casos de emergencia. Que puedan ayudarle a evitar problemas, más que a salir de ellos.
Un consultor de gestión puede proporcionar el tiempo del que el propietario gerente carece para implementar una solución.
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